Dans cette dernière section du guide de formation eventplanner.net, nous aborderons la gestion des contacts pour vos événements. Vous pourrez ici accorder à d'autres personnes l'accès à votre événement et choisir le niveau d'accès à leur accorder : lecture seule, possibilité de commenter, accès complet ou aucun accès.

Depuis le tableau de bord eventplanner.net, dans le volet de gauche, cliquez sur « Contacts » pour saisir la liste des personnes qui peuvent accéder à votre événement.

Nous avons brièvement abordé ce sujet dans la section « Listes de contrôle », mais rafraîchissons-nous la mémoire et reprenons-le. Cette fois-ci, nous l'examinerons plus en détail.

Supposons, par exemple, que vous souhaitiez donner accès à un collaborateur. Cliquez sur « Ajouter un contact » et commencez à saisir le nom de l'entreprise à laquelle appartient la personne ; plusieurs résultats s'afficheront. Sélectionnez l'entreprise, puis complétez les informations d'identification restantes.

Vous pouvez définir individuellement le niveau d'accès pour chacun des outils concernés. N'oubliez pas qu'il existe quatre options :

• Aucun accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil

Lecture : l'utilisateur peut consulter toutes les tâches, mais ne peut ni les modifier ni ajouter de commentaires.

Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier.

Gestion : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches

Remarque : les commentaires ne sont disponibles que pour les listes de contrôle.

Une fois que vous aurez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à collaborer avec vous sur ce projet. S'il possède déjà un compte eventplanner.net, il pourra accepter l'invitation, se connecter avec ses identifiants habituels et commencer à travailler avec vous.

S'ils ne sont pas inscrits sur eventplanner.net, ils devront créer un compte gratuit après avoir reçu l'invitation ; cela ne prend que quelques minutes. Une fois cette étape franchie, ils auront immédiatement accès à votre projet et vous pourrez commencer à collaborer.

Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme étant en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain délai, ce bouton se transformera en « Renvoyer l'invitation ».

Si la personne découvre la plateforme eventplanner.net, veuillez partager ce guide de formation avec elle afin de lui faciliter la prise en main et de l'aider à tirer le meilleur parti du logiciel.

N'oubliez pas que vous pouvez modifier les droits d'accès ou même supprimer un utilisateur à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur le nom de la personne et d'effectuer les modifications nécessaires. Cependant, la suppression n'est possible que si aucune tâche, aucun élément de la feuille de route, etc., n'est attribué à cette personne. Par conséquent, avant de supprimer un utilisateur, vous devez réattribuer ces éléments à d'autres membres de votre équipe.