On organise rarement un événement seul. Un collègue tient la check-list, ton client veut suivre le budget, le régisseur a besoin de la feuille de service et le lieu a une personne de contact que tu appelles le jour J. Contacts est le carnet d'adresses de ton événement et l'endroit où tu décides qui peut y faire quoi. Chaque événement a sa propre liste de contacts, et pour chaque personne qui s'y trouve, tu choisis, outil par outil, si elle ne voit rien, si elle peut regarder ou si elle peut gérer. Il fait partie du logiciel événementiel d'eventplanner.net.

Un contact avec accès devient un utilisateur de ton événement : il se connecte avec son propre compte eventplanner.net et travaille dans les mêmes outils que toi, dans les limites de ce que tu as autorisé. Un contact sans accès est simplement une fiche pour toi et ton équipe, comme la personne de contact de ton lieu.

Tu veux voir ce que Équipe et accès peut faire pour toi avant de commencer ? Jette d'abord un œil à la page de présentation.

Où le trouver : connecte-toi, choisis logiciel événementiel dans le menu principal et ouvre Équipe et accès dans le menu de ton événement.

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1. Avant de commencer

Un événement

Les contacts appartiennent à un événement, donc la première fois que tu ouvres Contacts, on te demande d'en créer un. Clique sur Ajoute ton premier événement, indique un nom, une date et le type d'événement, puis enregistre. Lis comment créer un événement pour les détails.

Tu es déjà sur la liste

Dès que tu crées un événement, tu es ajouté à ses contacts en tant que propriétaire, avec l'accès Gérer à chaque outil. Ta ligne est toujours en haut de la liste. Personne ne peut te retirer cet accès ni te supprimer de ton propre événement, pas même un collègue qui gère les contacts.

Version gratuite et .PRO

Dans la version gratuite du logiciel événementiel, un événement peut compter jusqu'à 50 contacts, toi compris. Avec .PRO, un événement peut en compter jusqu'à 400. La limite dépend de l'abonnement de la personne qui ajoute les contacts : c'est donc l'organisateur qui constitue l'équipe qui a besoin de .PRO pour une liste plus longue, pas les personnes qui s'y trouvent.

Les contacts que tu invites n'ont pas besoin de .PRO pour travailler sur ton événement : les outils de base sont gratuits pour tout le monde, et un événement partagé avec eux ne compte pas comme l'un de leurs propres événements actifs. Deux outils font exception. Fournisseurs et Plan / Places assises sont des outils .PRO, et l'abonnement est vérifié par personne : un contact qui ouvre l'un d'eux a besoin de son propre abonnement .PRO, quel que soit l'accès que tu lui as donné.

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2. Lire ta liste de contacts

La liste affiche tous les contacts de ton événement en deux groupes :

• Les Utilisateurs sont les contacts qui ont accès à au moins un outil. Ils peuvent se connecter et travailler sur ton événement.
• Les Contacts (pas d'accès utilisateur) sont les personnes que tu gardes pour information. Rien n'est partagé avec elles et elles ne peuvent pas ouvrir ton événement.

Chaque ligne affiche la société, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. L'adresse e-mail est un lien, pour que tu puisses écrire à quelqu'un directement depuis la liste. Une ligne avec la mention Invitation envoyée est un utilisateur qui n'a pas encore accepté ton invitation (section 5).

Clique sur une ligne pour l'ouvrir et modifier les coordonnées ou l'accès. Seuls les contacts avec l'accès Gérer à Contacts peuvent le faire : avec l'accès Lis, tu vois la liste, sans les boutons.

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3. Ajouter un contact

Clique sur Ajouter un contact, ou sur Inviter dans la tuile Équipe et accès de l'Aperçu de ton événement. Une fenêtre s'ouvre avec ces champs :

Clique sur Ajouter un contact en bas de la fenêtre pour enregistrer. La fenêtre se ferme, un message confirme que le contact est enregistré et le contact apparaît tout de suite dans la liste. Un contact avec accès reçoit une invitation par e-mail (section 5), un contact sans accès ne reçoit rien.

Lier un contact à une entreprise ou à un fournisseur

Quand tu choisis une entreprise dans la liste sous Nom de la société, le contact est lié à cette page professionnelle. Cette entreprise est déjà un fournisseur de ton événement ? Alors le contact est aussi lié au fournisseur, et la fenêtre te le dit : Ce contact sera automatiquement associé au fournisseur existant de cette entreprise. Le contact apparaît alors sous Contacts sur la page du fournisseur dans Fournisseurs, et reçoit les briefings que tu envoies à ce fournisseur. Choisis l'un de tes propres fournisseurs dans la liste et le contact lui est lié directement.

Les contacts sans accès

Les contacts de ta liste n'ont pas tous besoin de se connecter. Un contact sans accès est une fiche pour toi et ton équipe, et tu peux quand même l'utiliser partout où une personne est nécessaire :

• lui attribuer une ligne dans Feuilles de service, pour que le nom et le numéro de téléphone du régisseur figurent sur le déroulé,
• lui envoyer un briefing : un contact sans compte reçoit un lien personnel et un mot de passe par e-mail quand tu l'envoies, lis comment utiliser les Briefings,
• le garder comme personne de contact d'un fournisseur (voir ci-dessus).

Tu peux lui donner un accès à tout moment : ouvre le contact et définis l'accès par outil. L'invitation part à ce moment-là.

Astuce : ajouter un contact sans accès n'envoie rien à cette personne. Utilise-le sans hésiter pour les personnes que tu dois seulement pouvoir joindre, comme le gardien de nuit du lieu ou le chauffeur du groupe.

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4. Définir l'accès au contact

Sous Définir l'accès au contact, tu choisis, outil par outil, ce que le contact peut faire. Chaque outil a son propre menu déroulant, pour que ton client puisse suivre le budget sans voir tes contrats avec les fournisseurs, et que le photographe puisse lire la feuille de service sans ouvrir la check-list.

Les niveaux d'accès

Ce que cela signifie par outil :

Lis la page d'aide de chaque outil pour les détails : Moodboards, Check-lists, Budgets, Fournisseurs, Briefings et Tickets.

Bon à savoir : Marketing fonctionne quand le propriétaire de l'événement a .PRO : tes contacts n'en ont pas besoin eux-mêmes. Toute personne qui envoie ou programme un e-mail doit avoir activé l'authentification à deux facteurs sur son propre compte (section 4), et pour voir qui reçoit un e-mail, il faut aussi l'accès Lis à Tickets, parce que les destinataires sont tes invités.

Uniquement tes propres éléments

Sous Check-lists et Feuilles de service, tu peux cocher Uniquement tes propres éléments. Le contact ne voit alors que les tâches ou les lignes de la feuille de service qui lui sont attribuées, quel que soit son niveau d'accès : avec Lis, il voit ses propres tâches, avec Gérer, il peut aussi ajouter des tâches, mais uniquement pour lui-même. C'est utile pour un freelance ou un fournisseur qui t'aide pour une partie de l'événement, ou quand certaines tâches contiennent des informations que tout le monde dans l'équipe ne doit pas voir. La case apparaît dès que tu donnes l'accès à l'outil.

Tickets exige l'authentification à deux facteurs

Le menu déroulant Tickets n'apparaît qu'une fois que le contact a accepté ton invitation et activé l'authentification à deux facteurs (2FA) sur son propre compte. En attendant, à sa place, tu lis L'utilisateur doit d'abord accepter ton invitation et activer la fonction 2FA avant que tu ne puisses lui attribuer des droits de ticket.

La 2FA signifie que la connexion demande un code sur le téléphone de la personne en plus de son mot de passe. Tickets contient les données personnelles de tes invités, alors nous demandons cette protection supplémentaire à toute personne qui peut voir la liste d'invités, même si elle ne fait que scanner les billets à l'entrée. Ton contact l'active lui-même : une fois connecté, il ouvre la page de son compte et clique sur Activer l'authentification à deux facteurs. Ensuite, rouvre le contact et le menu déroulant est là.

Qui voit la liste de contacts

Donne l'accès à Contacts avec prudence : la liste contient les noms, les adresses e-mail et les numéros de téléphone de toutes les personnes impliquées dans ton événement, les données les plus personnelles d'un événement. Un contact sans accès à Contacts voit quand même les noms de l'équipe là où il attribue une tâche ou une ligne de la feuille de service, mais pas les adresses e-mail ni les numéros de téléphone, et quand il ajoute des observateurs à une tâche, il ne peut ajouter que lui-même. L'accès Gérer à Contacts permet aussi de modifier l'accès de tout le monde, sauf le tien en tant que propriétaire : ne le donne qu'aux personnes qui constituent l'équipe avec toi.

Bon à savoir : la ligne du propriétaire est fixe. Même avec l'accès Gérer à Contacts, l'adresse e-mail et l'accès du propriétaire ne peuvent pas être modifiés. Seuls son nom et son numéro de téléphone peuvent être corrigés.

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5. L'invitation

Dès que tu enregistres un contact avec accès à au moins un outil, une invitation part vers son adresse e-mail. L'objet est Invitation à collaborer à un événement suivi du nom de ton événement. L'e-mail est envoyé en ton nom, en tant qu'organisateur, et non au nôtre : l'expéditeur est ton nom d'organisateur, ou le nom de ta société si tu n'en as pas défini pour tes événements, et ton logo ainsi que ton e-mail de contact apparaissent en bas si tu les as renseignés. Il te nomme comme la personne qui invite, liste les outils auxquels tu as donné accès, et une réponse arrive directement chez toi. Un bouton Accepter l'invitation mène à ton événement.

Ce qui se passe quand la personne clique sur le bouton dépend de l'adresse : a-t-elle déjà un compte eventplanner.net ou pas encore ?

• Elle a un compte avec cette adresse : elle se connecte et arrive dans le logiciel événementiel. Ton événement figure dans la liste des événements en haut de chaque outil, à côté de ses propres événements.
• Elle n'a pas encore de compte : elle en crée un gratuitement. Le formulaire d'inscription est déjà rempli avec son nom, sa société et son adresse e-mail, donc cela prend une minute. Une fois inscrite, elle est sur ton événement, et la première fois qu'elle ouvre le logiciel événementiel, elle arrive directement dessus.

L'invitation est liée à l'adresse e-mail que tu as saisie. Quelqu'un qui se connecte avec une autre adresse, ou crée un compte avec une autre adresse, n'obtient pas l'accès : le lien ne fonctionne que pour le compte avec l'adresse invitée.

Suivre une invitation

Dans la liste, un utilisateur qui n'a pas encore accepté porte la mention Invitation envoyée. Ouvre le contact : juste après l'envoi, le bas de la fenêtre indique Invitation en attente..., et à partir de 30 minutes après la dernière invitation, le bouton Renvoyer l'invitation prend sa place. Clique dessus pour envoyer l'e-mail à nouveau, par exemple quand il a atterri dans un dossier de spam. La mention disparaît dès que la personne accepte. Tu ne reçois pas d'e-mail quand c'est le cas : un coup d'œil à la liste te le dit.

Quand des e-mails précédents vers une adresse sont revenus en erreur, ou que l'adresse est bloquée, aucune invitation ne part : la ligne porte la mention Non distribuable au lieu de Invitation envoyée, et la fenêtre du contact t'en indique la raison. Corrige l'adresse e-mail et enregistre le contact : l'invitation est alors envoyée.

Le lien d'invitation ne fonctionne qu'une fois. Une fois utilisé, il ouvre la page Lien d'invitation invalide. Un contact qui a déjà accepté n'en a plus besoin : il ouvre l'événement depuis sa propre liste d'événements.

Astuce : l'invitation n'est pas arrivée ? Demande d'abord à ton contact de vérifier son dossier de spam, et vérifie que tu as bien tapé l'adresse e-mail. Corrige-la dans le contact, enregistre, et renvoie l'invitation.

Les modifications après l'invitation

Un contact qui a accepté voit chaque modification de son accès la prochaine fois qu'il ouvre l'outil, sans nouvel e-mail. Donner un accès à un contact qui n'en avait pas envoie l'invitation à ce moment-là. Retirer tous les accès garde la personne sur la liste sous Contacts (pas d'accès utilisateur) : elle ne peut plus ouvrir ton événement.

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6. Modifier ou supprimer un contact

Clique sur une ligne de la liste pour ouvrir Modifier le contact. Tu peux modifier chaque donnée et chaque accès, puis cliquer sur Enregistrer le contact.

• Fournisseur lié affiche le fournisseur de ton événement auquel cette personne appartient. Pas encore lié ? Choisis un fournisseur dans la liste pour le lier, ou clique sur Créer un fournisseur quand ton événement n'a pas encore de fournisseurs. Un fournisseur lié s'affiche sous forme de lien vers sa page.
• Supprimer retire le contact de cet événement. Une confirmation t'est demandée. La personne perd l'accès immédiatement, sans e-mail, et garde son propre compte et sa place sur tes autres événements.

Le bouton Supprimer n'apparaît que lorsque plus rien n'est attribué à la personne : aucune tâche dans Check-lists, aucune ligne dans Feuilles de service et aucune tâche qu'elle suit. Réattribue-les d'abord à quelqu'un d'autre, ou supprime-les, et le bouton apparaît.

Verrouillé : le propriétaire de l'événement ne peut pas être supprimé, et ni son adresse e-mail ni son accès ne peuvent être modifiés.

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7. Importer les contacts d'un événement précédent

Tu travailles avec la même équipe à chaque événement ? Clique sur Importer les contacts précédents pour les reprendre au lieu de réinviter tout le monde.

La fenêtre liste les personnes de tes autres événements qui y ont accepté leur invitation et qui ne sont pas encore sur cet événement. Elle couvre tous les événements dont tu peux lire les contacts, y compris les événements de quelqu'un d'autre où tu es un contact. Coche les personnes que tu veux et clique sur Importer les contacts. Sous Droits pour les contacts importés, tu définis l'accès qu'elles obtiennent sur cet événement, un seul réglage pour tout le groupe, pour Moodboards, Check-lists, Feuilles de service, Contacts et Budgets. Clique à nouveau sur Importer les contacts pour terminer.

Les contacts importés sont ajoutés en silence : ils ont déjà un compte, donc aucune invitation n'est envoyée et ton événement apparaît simplement dans leur liste d'événements. Quelques points à savoir :

• Seuls les utilisateurs qui ont accepté une invitation peuvent être importés. Les contacts sans accès et les invitations encore en attente ne sont pas dans la liste : ajoute-les à nouveau à la main.
• L'accès à Tickets ne peut pas être défini ici, parce qu'il nécessite la 2FA par personne (section 4). Ouvre les contacts importés un par un pour le définir.
• L'accès à Fournisseurs, Briefings, Plan / Places assises et Marketing n'est pas non plus dans la fenêtre : les contacts importés gardent l'accès qu'ils avaient sur l'événement d'où tu les importes. Vérifie-le par contact après l'import.
• Uniquement tes propres éléments est désactivé pour chaque contact importé. Coche-le ensuite par contact là où tu en as besoin.

Astuce : quand tu crées un nouvel événement comme copie d'un événement précédent, l'assistant de copie a une étape pour reprendre les contacts, accès compris. Lis comment créer un événement.

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8. Ce que voient tes contacts

Un contact avec accès se connecte sur eventplanner.net et ouvre le logiciel événementiel. Ton événement figure dans la liste des événements en haut de chaque outil, avec ses propres événements et les autres événements auxquels il a été invité. Dans le menu de l'événement, il voit chaque outil, et les outils auxquels tu lui as donné accès s'ouvrent normalement.

Un outil auquel il n'a pas accès affiche Tu es tombé sur une page restreinte. avec l'explication Tu n'es pas autorisé à accéder à cet outil pour cet événement. Contacte l'administrateur de l'événement. C'est toi : donne-lui l'accès dans Contacts et l'outil s'ouvre.

Quelques points utiles pour ton équipe :

• Un événement partagé avec eux ne compte pas dans les limites de leur propre version gratuite : ils peuvent travailler sur ton événement sans passer à .PRO. Seuls Fournisseurs et Plan / Places assises nécessitent leur propre abonnement .PRO (section 1).
• Le logiciel événementiel fonctionne aussi dans l'application eventplanner.net sur iOS et Android, avec le même accès. Ton équipe peut consulter la feuille de service ou cocher une tâche sur son téléphone.
• Un briefing publié est visible par chaque contact de l'événement, quel que soit son accès à Briefings : il voit les blocs qui lui sont adressés. Lis comment utiliser les Briefings.
• Leur compte reste le leur : tu ne peux pas voir leur mot de passe, modifier leur adresse e-mail ni activer la 2FA à leur place.

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9. Vie privée

Les contacts que tu ajoutes sont des données personnelles : les noms, les adresses e-mail et les numéros de téléphone des personnes chez ton client, tes fournisseurs et ton équipe. Tu les traites en tant qu'organisateur de l'événement, et eventplanner.net les traite pour toi dans le cadre de notre accord de traitement. En pratique :

• ajoute ce dont tu as besoin pour l'événement et laisse le reste de côté,
• supprime les contacts avec qui tu ne travailles plus, et retire l'accès aux personnes qui quittent l'équipe,
• ne donne l'accès à Contacts qu'aux personnes qui ont vraiment besoin de toute la liste,
• dis aux personnes que tu ajoutes qu'elles figurent sur la liste de contacts de ton événement, en particulier les contacts sans accès, qui ne reçoivent pas d'e-mail de notre part.

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Questions fréquentes

Mon collègue n'a pas reçu l'invitation. Que faire ? Demande-lui de vérifier son dossier de spam, et vérifie l'adresse e-mail dans le contact. À partir de 30 minutes après la dernière invitation, Renvoyer l'invitation dans le contact envoie l'e-mail à nouveau.

Mon contact a accepté, mais ne voit pas mon événement. Il s'est probablement connecté avec une autre adresse e-mail que celle que tu as invitée. L'invitation ne fonctionne que pour le compte avec exactement cette adresse. Demande-lui de se connecter avec l'adresse invitée, ou modifie l'adresse dans le contact et renvoie l'invitation. Vérifie aussi la liste des événements en haut de l'outil : ton événement n'est peut-être simplement pas celui qui est ouvert.

Pourquoi est-ce que je ne peux pas définir l'accès à Tickets ? Le contact doit d'abord accepter l'invitation et activer l'authentification à deux facteurs sur son propre compte. Ensuite, le menu déroulant apparaît (section 4).

Pourquoi n'y a-t-il pas de bouton Supprimer ? Le contact a encore des tâches, des lignes de feuille de service ou des tâches suivies sur cet événement. Réattribue-les ou supprime-les d'abord. Le propriétaire de l'événement ne peut jamais être supprimé.

Un contact a-t-il besoin d'un compte eventplanner.net ? Seulement pour se connecter et travailler sur ton événement. Un contact sans accès n'a besoin de rien : tu le gardes pour information, tu lui attribues des lignes de feuille de service et tu lui envoies des briefings par lien.

Un contact a-t-il besoin de .PRO ? Pas pour Moodboards, Check-lists, Feuilles de service, Budgets, Briefings, Tickets, Contacts et Marketing : Marketing nécessite .PRO sur le compte du propriétaire de l'événement, pas sur celui du contact. Fournisseurs et Plan / Places assises sont des outils .PRO et nécessitent un abonnement par personne.

Puis-je donner à quelqu'un l'accès à un seul événement ? Oui. L'accès se définit par événement. Une personne que tu ajoutes à un événement ne voit rien de tes autres événements tant que tu ne l'y ajoutes pas aussi, à la main ou avec Importer les contacts précédents.

Puis-je transmettre mon événement à quelqu'un d'autre ? Le propriétaire d'un événement est fixe. Donne à un collègue l'accès Gérer à chaque outil et il peut faire tout ce que tu peux faire, sauf modifier ta propre ligne. Pour un nouvel événement, laisse le collègue le créer pour qu'il lui appartienne, et demande-lui de t'ajouter comme contact.

Combien de contacts un événement peut-il avoir ? Jusqu'à 50 dans la version gratuite du logiciel événementiel et jusqu'à 400 avec .PRO. La liste est pleine ? Ajouter un contact ouvre alors une fenêtre qui t'invite à passer à .PRO. Supprime les contacts dont tu n'as plus besoin, ou passe à .PRO.

Mes contacts sont-ils copiés quand je copie un événement ? Oui, si tu les laisses cochés dans l'assistant de copie. Ils sont ajoutés au nouvel événement en silence, sans e-mail. Lis comment créer un événement.

Un contact peut-il voir les autres contacts ? Seulement avec l'accès à Contacts. Sans cela, il voit les noms de l'équipe là où il attribue des tâches ou des lignes de feuille de service, mais pas la liste avec les adresses e-mail et les numéros de téléphone.