Envoyez des briefings personnalisés à chaque partie prenante grâce à Briefings.
Créez facilement des fiches d'information personnalisées pour chaque partie prenante. Partagez-les avec les personnes concernées, assurez-vous que chaque version est à jour et intégrez-les à votre planification globale.
Approuvé par les organisateurs d'événements 179.000+
Envoyez à chaque partie prenante exactement le briefing dont elle a besoin.
Un seul document de synthèse pour tous signifie généralement qu'il est inutile pour la plupart des gens ; de plus, rédiger un document distinct pour chaque partenaire prend des heures que vous n'avez pas. Créez des documents de synthèse qui s'adaptent automatiquement à chaque partie prenante, sans avoir à les réécrire manuellement.
Personnaliser par partie prenante
- N'envoyez à chaque partie prenante que les sections qui la concernent.
- Cibler par partenaire, catégorie ou membre d'équipe.
- Éliminez le bruit qui masque les détails importants.
Assurez-vous que tout le monde soit synchronisé
- Mettez à jour une seule fois et informez toutes les personnes concernées.
- Éviter que des versions obsolètes ne traînent dans les boîtes de réception.
- Suivez en un coup d'œil qui a consulté le dernier briefing.
Connectez-vous à votre planification
- Récupérer automatiquement les données relatives au lieu, à l'horaire et aux fournisseurs.
- Lier les briefings directement aux fournisseurs et aux feuilles de route.
- Veillez à ce que le contenu bref soit en parfaite adéquation avec le reste de l'événement.
Gagnez des heures, sans effort
- Réutilisez les modèles pour différents types d'événements récurrents.
- Évitez le cycle copier-coller entre différents outils.
- Consacrez plus de temps à l'événement lui-même, moins aux documents.
Découvrez votre boîte à outils de planification d'événements
Découvrez comment Briefings s'intègre au reste de votre logiciel événementiel.
Moodboards
Capturez des idées, organisez l'inspiration et explorez les fournisseurs pour façonner la vision, le thème et la personnalité de votre événement.
Check-lists
Suivez attentivement chaque détail de votre planification. Créez et assignez des tâches aux membres de votre équipe et respectez toujours les délais.
Budgets
Gérez le budget et les dépenses de votre événement. Obtenez un aperçu complet de l'allocation des fonds et suivez vos dépenses.
Billetterie
Générez des tickets d'événement et gérez les inscriptions sur place. Créez des expériences d'enregistrement faciles pour vos participants.
Feuilles de service
Créez une liste de tâches à effectuer avant et pendant l'événement. Organisez votre équipe afin que chacun connaisse ses responsabilités.
Fournisseurs
Gérez tous les partenaires de l'événement depuis un seul espace de travail. Accédez à leurs budgets, feuilles de route et briefings.
Options de configuration du briefing
Choisissez la voie la plus rapide pour finaliser votre brief : partez de zéro, appuyez-vous sur ce qui a déjà fonctionné ou utilisez un point de départ structuré.
Commencez par un brief vierge
Élaborez un briefing personnalisé de A à Z.
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Ajoutez les sections dans l'ordre qui convient à votre événement.
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Ajustez librement la structure au fur et à mesure que l'événement prend forme.
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Gardez un contrôle total sur chaque détail et chaque tonalité.
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Passez du brouillon au briefing partageable sans outils supplémentaires.
Réutiliser un briefing précédent
Capitalisez sur le succès d'un événement précédent.
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Accélérez la création des briefings pour les formats récurrents.
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Veillez à conserver un ton et une structure cohérents d'un événement à l'autre.
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Réduisez les erreurs de planification grâce à des cadres éprouvés.
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Adapter rapidement les notes de synthèse précédentes aux nouveaux intervenants.
Structure du briefing
Élaborez des notes d'information qui combinent le contexte nécessaire à tous et les instructions spécifiques dont chaque partenaire a besoin.
Créer des sections génériques
Informations essentielles pour tous les partenaires : accès au site, protocoles de sécurité… Mieux vaut établir les bases dès le départ.
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Partagez les informations essentielles sur l'événement que chaque fournisseur doit connaître.
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Décrivez le contexte : lieu, date et contacts clés.
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Communiquez votre marque et votre ton en un seul endroit.
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Veillez à ce que les bases restent alignées chez tous les partenaires.
Ajouter des sections spécifiques au fournisseur, à la catégorie ou à un individu
Les traiteurs n'ont pas besoin du plan audiovisuel. Le service de sécurité n'a pas besoin du menu. Envoyez à chaque partenaire, voire à chaque membre de l'équipe, uniquement les informations pertinentes à son rôle.
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Instructions personnalisées par partenaire : traiteur, audiovisuel, sécurité, décoration.
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Incluez uniquement ce que chaque fournisseur doit livrer.
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Gardez les informations sensibles confidentielles et ne les partagez qu'avec l'équipe concernée.
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Évitez la surcharge d'informations qui noie les détails importants.
Lien vers vos données d'événement
Récupérez les données d'événements en direct directement depuis vos autres outils – sans copier-coller, sans problème de compatibilité de versions.
Remplissage automatique des détails de l'événement
Changements de dates. Confirmations de lieux. Ajustements d'horaires. Laissez le briefing se mettre à jour automatiquement.
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Récupérez le lieu, la date et l'heure à partir de la configuration de votre événement.
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Les modifications apportées au brief sont automatiquement synchronisées.
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Évitez les erreurs dues à des informations obsolètes.
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Conservez une seule source d'information fiable pour chaque détail.
Se connecter aux fournisseurs
Un briefing appartient au partenaire auquel il est destiné. Mettez-les directement en relation et veillez à ce que tout reste dans son contexte.
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Associer les fiches d'information aux profils spécifiques des fournisseurs.
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Envoyez le bon brief au bon partenaire en un seul clic.
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Suivre les fournisseurs qui ont reçu quelle version.
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Centralisez toutes les communications sur une plateforme unique.
Lien avec les feuilles d'appel et les tâches
Les détails du déroulement et les brèves informations ne doivent jamais être dissociés. Reliez-les une seule fois et laissez les mises à jour se faire automatiquement.
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Référence aux éléments de la feuille de service contenus dans le brief.
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Lien vers les tâches spécifiques dont chaque partenaire est responsable.
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Veillez à ce que tout le monde respecte le même calendrier.
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Mettez à jour une source et le reste reste synchronisé.
Partage et collaboration
Transmettez les notes d'information aux bonnes personnes, de la bonne manière, avec une visibilité complète sur qui a vu quoi.
Partager directement avec les fournisseurs
Les pièces jointes PDF et les dossiers de contrôle de version sont une source de perte pour les documents. Privilégiez le partage via un lien direct.
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Envoyer les notes d'information via un lien sécurisé ou donner un accès direct.
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Ignorer les pièces jointes et les autorisations de partage de lecteur.
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Assurez-vous que les fournisseurs voient toujours la dernière version.
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Suivre les dates auxquelles chaque partenaire a accédé au document.
Coéditez avec votre équipe
Les notes de synthèse rédigées au fil des échanges de courriels finissent par être incohérentes. Travaillez ensemble en temps réel sur le même document.
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Modifiez en temps réel avec les co-organisateurs.
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Évitez les modifications contradictoires provenant de brouillons d'e-mails parallèles.
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Découvrez qui a modifié quoi et quand.
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Veillez à maintenir une ligne éditoriale cohérente au sein de l'équipe.
Gérer les niveaux d'accès
Certaines sections ne sont pas destinées à tout le monde. Déterminez qui peut lire, commenter ou modifier chaque partie du document.
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Déterminez qui peut lire, commenter ou modifier chaque section.
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Protéger les sections sensibles des partenaires externes.
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Accordez aux clients un accès en lecture seule lorsque cela est approprié.
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Ajustez les autorisations à l'approche de l'événement.
Versions et mises à jour
Tenez tous les points de vue à jour – et informez tout le monde dès que quelque chose change.
Versions des pistes
L'erreur de « version erronée » coûte des heures et nuit à la confiance. Veillez à ce que le document actuel soit sans ambiguïté.
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Vérifiez quelle version fait actuellement foi.
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Évitez d'envoyer par erreur des informations obsolètes.
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Conservez un historique des modifications à des fins de responsabilisation.
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Rétablir la version précédente si nécessaire.
Choisissez qui voit quoi
Chaque section a son propre public. Ciblez une catégorie, un partenaire ou un membre de l'équipe.
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Cibler une section sur un partenaire nommément désigné.
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Regroupez-les par catégorie (tous les traiteurs, tout l'audiovisuel, toute la sécurité) et adressez-vous à eux ensemble.
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Adressez les sections aux membres individuels de l'équipe ou aux parties prenantes internes.
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Réunissez les trois niveaux dans un seul document : générique, de groupe et individuel.
Des briefings qui se personnalisent
Cessez de rédiger un seul brief et de le réécrire cinq fois. Créez un brief unique et structuré qui s'adapte automatiquement à chaque partie prenante, se synchronise avec le reste de votre événement et permet à chaque partenaire de disposer de la dernière version du plan, sans intervention manuelle.
Un briefing, adapté à chaque situation
Une source unique de vérité qui fournit automatiquement les sections appropriées à la bonne partie prenante – un contexte partagé pour tous, des instructions spécifiques au rôle pour chaque partenaire, sans documents séparés à gérer.
Une seule source, conçue pour la synchronisation
Intégrez les détails de l'événement dans le reste de votre planification, afin que chaque briefing reflète les informations les plus récentes sans mise à jour manuelle.
Un seul flux de travail, conçu pour la rapidité
Réutilisez les modèles, partagez-les via un lien et informez vos partenaires de chaque mise à jour, sans quitter le logiciel événementiel.
Un seul public, conçu pour chaque rôle
Chaque partenaire ou membre de l'équipe voit exactement ce qu'il doit livrer, rien de plus – pas de détails cachés, pas de bruit inutile.
Questions fréquemment posées
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Qu’est-ce qu’une réunion d’information sur un événement et pourquoi est-elle importante ?
Le briefing événementiel est le document qui fait le lien entre votre vision et sa mise en œuvre. Il indique à chaque partenaire (fournisseur, technicien, responsable du lieu) ce qui est attendu de lui, quand et comment. Un briefing clair et complet est essentiel pour le bon déroulement d'un événement, contrairement à un événement qui repose sur des appels téléphoniques et l'improvisation.
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En quoi est-ce différent de l'envoi d'un document Word ?
Un document Word se trouve dans la boîte de réception ou sur l'ordinateur portable d'une autre personne. Dès qu'un changement survient, vous envoyez une nouvelle version en espérant que tout le monde l'utilise. Briefings, en revanche, fonctionne avec des données en temps réel : si le lieu, l'horaire ou les coordonnées du prestataire changent, le briefing reste à jour et vous pouvez voir qui a consulté la dernière version et qui ne l'a pas encore fait.
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Puis-je envoyer différentes sections à différents fournisseurs ?
Oui. Vous pouvez créer une section générique accessible à tous et des sections spécifiques à chaque fournisseur, réservées au partenaire concerné. Le traiteur reçoit les informations dont il a besoin ; l’équipe audiovisuelle, celles dont elle a besoin. Vous pouvez même ajouter des sections pour des membres d’équipe spécifiques ou pour des catégories de fournisseurs.
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Comment les séances d'information s'articulent-elles avec la gestion des fournisseurs ?
Chaque fiche de commande peut être directement associée à un ou plusieurs profils de fournisseur dans la Gestion des fournisseurs. Les sections spécifiques à chaque fournisseur sont automatiquement transmises au partenaire concerné, et les informations relatives au fournisseur restent synchronisées entre les deux outils.
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Mon équipe peut-elle travailler ensemble sur un brief ?
Oui. Plusieurs membres de l'équipe peuvent modifier simultanément le même brief, avec un historique complet des modifications apportées par chacun. Vous pouvez également définir des niveaux d'autorisation (lecture, commentaire ou modification complète) pour chaque membre de l'équipe ou partenaire externe.
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Que se passe-t-il lorsqu'un changement survient à la dernière minute ?
Mettez à jour la note de synthèse, et les partenaires verront immédiatement la version mise à jour.
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Les séances d'information sont-elles incluses dans le forfait gratuit ?
Non. Briefings fait partie d' eventplanner.PRO, notre formule professionnelle conçue pour les équipes organisant des événements complexes qui dépendent d'une coordination étroite entre de nombreux partenaires.
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Pourquoi les briefings d'eventplanner.net sont-ils meilleurs que des outils comme Word, Notion ou Google Docs ?
Les outils de gestion documentaire généralistes ne sont pas adaptés à la gestion d'événements. Briefings est conçu spécifiquement pour les équipes événementielles : il intègre les données en temps réel, crée des liens directs vers les profils des fournisseurs, se synchronise avec votre feuille de route et assure le suivi des accusés de réception pour chaque partenaire. Un outil de gestion documentaire classique ne propose aucune de ces fonctionnalités, et le gain de temps réalisé sur chaque événement est considérable.
gratuit pour toujours
Idéal pour les professionnels et les petites équipes de planification d'événements gérant un événement à la fois.
à partir de par siège/mois
Idéal pour les professionnels et les grandes équipes gérant plusieurs événements à la fois.
à partir de par mois
Idéal pour les organisations nécessitant des solutions personnalisées, une sécurité avancée et un support dédié
Un logiciel de planification d'événements qui évolue avec vous
Choisissez un plan qui correspond à vos ambitions, que vous gériez un seul événement ou que vous dirigiez plusieurs projets simultanément.
