Envoie des briefings personnalisés à chaque partie prenante grâce à Briefings
Crée sans effort des briefings événementiels hautement personnalisés pour chaque partie prenante. Partage-les avec les bonnes personnes, garde chaque version à jour et intègre tout au reste de ta planification.
Approuvé par 179.000+ organisateurs d'événements
Envoie à chaque partie prenante exactement le briefing dont elle a besoin
Un seul briefing pour tout le monde signifie généralement que la plupart est inutile pour la plupart des gens ; et rédiger un document distinct pour chaque partenaire prend des heures que tu n'as pas. Crée des briefings qui s'adaptent automatiquement à chaque partie prenante, sans avoir à les réécrire manuellement.
Personnalise par partie prenante
- N'envoie à chaque partie prenante que les sections qui la concernent.
- Cible par partenaire, catégorie ou membre d'équipe.
- Élimine le bruit qui masque les détails importants.
Assure-toi que tout le monde soit synchronisé
- Mets à jour une seule fois et informe toutes les personnes concernées.
- Évite que des versions obsolètes ne traînent dans les boîtes de réception.
- Suis d'un coup d'œil qui a consulté le dernier briefing.
Connecte-toi à ta planification
- Récupère automatiquement les données du lieu, de l'horaire et des fournisseurs.
- Lie les briefings directement aux fournisseurs et aux feuilles de service.
- Garde le contenu du briefing en parfaite adéquation avec le reste de l'événement.
Gagne des heures, sans effort
- Réutilise les modèles pour les types d'événements récurrents.
- Évite le cycle copier-coller entre différents outils.
- Consacre plus de temps à l'événement lui-même, moins aux documents.
Découvre ta boîte à outils de planification d'événements
Découvre comment Briefings s'intègre au reste de ton logiciel événementiel.
Moodboards
Capture des idées, organise l'inspiration et explore les fournisseurs pour façonner la vision, le thème et la personnalité de ton événement.
Check-lists
Suis attentivement chaque détail de ta planification. Crée et assigne des tâches aux membres de ton équipe et respecte toujours les délais.
Budgets
Gère le budget et les dépenses de ton événement. Obtiens un aperçu complet de l'allocation des fonds et suis tes dépenses.
Billetterie
Génère des tickets d'événement et gère les inscriptions sur place. Crée une expérience d'enregistrement fluide pour tes participants.
Feuilles de service
Crée une liste de tâches à effectuer avant et pendant l'événement. Organise ton équipe afin que chacun connaisse ses responsabilités.
Fournisseurs
Gère tous les partenaires de l'événement depuis un seul espace de travail. Lie-les aux budgets, feuilles de service et briefings dont ils ont besoin.
Diagrammes
Dessine le plan de ton événement à l'échelle, place tables, scènes, bars et murs, et envoie l'aménagement à ton lieu.
Plan / Places assises
Conçois un plan de salle, attribue des places aux invités ou laisse les acheteurs de tickets choisir eux-mêmes leur place au moment de la commande.
Options de configuration du briefing
Choisis la voie la plus rapide pour finaliser ton briefing : pars de zéro, appuie-toi sur ce qui a déjà fonctionné ou utilise un point de départ structuré.
Commence par un briefing vierge
Élabore un briefing personnalisé de A à Z.
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Ajoute les sections dans l'ordre qui convient à ton événement.
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Ajuste librement la structure au fur et à mesure que l'événement prend forme.
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Garde un contrôle total sur chaque détail et chaque tonalité.
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Passe du brouillon au briefing partageable sans outils supplémentaires.
Réutilise un briefing précédent
Capitalise sur le succès d'un événement précédent.
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Accélère la création des briefings pour les formats récurrents.
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Veille à conserver un ton et une structure cohérents d'un événement à l'autre.
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Réduis les erreurs de planification grâce à des cadres éprouvés.
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Adapte rapidement les briefings précédents aux nouvelles parties prenantes.
Structure du briefing
Élabore des briefings qui combinent le contexte nécessaire à tous et les instructions spécifiques dont chaque partenaire a besoin.
Créer des sections génériques
Des informations essentielles pour chaque partenaire : accès au lieu, protocoles de sécurité… Pose les bases une bonne fois pour toutes.
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Partage les informations essentielles sur l'événement que chaque fournisseur doit connaître.
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Décris le contexte : lieu, date et contacts clés.
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Communique ta marque et ta tonalité en un seul endroit.
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Veille à ce que les bases restent alignées chez tous les partenaires.
Ajoute des sections spécifiques au fournisseur, à la catégorie ou à un individu
Les traiteurs n'ont pas besoin du plan audiovisuel. Le service de sécurité n'a pas besoin du menu. Envoie à chaque partenaire, voire à chaque membre de l'équipe, uniquement les informations pertinentes à son rôle.
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Adapte les instructions à chaque partenaire : traiteur, audiovisuel, sécurité, décoration.
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Inclus uniquement ce que chaque fournisseur doit livrer.
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Garde les informations sensibles confidentielles et ne les partage qu'avec l'équipe concernée.
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Évite la surcharge d'informations qui noie les détails importants.
Lien vers tes données d'événement
Récupère les données d'événements en direct depuis tes autres outils — sans copier-coller, sans conflit de versions.
Remplissage automatique des détails de l'événement
Changements de dates. Confirmations de lieux. Ajustements d'horaires. Laisse le briefing se mettre à jour automatiquement.
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Récupère le lieu, la date et l'heure depuis la configuration de ton événement.
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Synchronise automatiquement les modifications dans tout le briefing.
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Évite les erreurs dues à des informations obsolètes.
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Conserve une seule source d'information fiable pour chaque détail.
Connecte-toi aux fournisseurs
Un briefing appartient au partenaire auquel il est destiné. Mets-les directement en relation et veille à ce que tout reste dans son contexte.
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Associe les briefings aux profils spécifiques des fournisseurs.
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Envoie le bon briefing au bon partenaire en un seul clic.
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Suis quels fournisseurs ont reçu quelle version.
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Centralise toutes les communications sur une plateforme unique.
Lier aux feuilles de service et aux tâches
Les détails du déroulement et le contenu du briefing ne doivent jamais se désynchroniser. Relie-les une seule fois et laisse les mises à jour se faire automatiquement.
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Réfère-toi aux éléments de la feuille de service à l'intérieur du briefing.
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Lien vers les tâches spécifiques dont chaque partenaire est responsable.
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Veille à ce que tout le monde respecte le même calendrier.
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Mets à jour une source et le reste se synchronise automatiquement.
Partage et collaboration
Envoie les briefings aux bonnes personnes, de la bonne manière, avec une visibilité complète sur qui a vu quoi.
Partage directement avec les fournisseurs
Les pièces jointes PDF et les dossiers de contrôle de version sont la façon dont les briefings se perdent. Privilégie plutôt le partage via un lien actif.
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Envoie les briefings via un lien sécurisé ou donne un accès direct.
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Ignore les pièces jointes et les autorisations de lecteur partagé.
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Assure-toi que les fournisseurs voient toujours la dernière version.
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Suis les dates auxquelles chaque partenaire a accédé au briefing.
Coédite avec ton équipe
Les briefings rédigés au fil des échanges d'e-mails finissent par être incohérents. Travaille ensemble en temps réel sur le même document.
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Modifie en temps réel avec les co-organisateurs.
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Évite les modifications contradictoires provenant de brouillons d'e-mails parallèles.
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Découvre qui a modifié quoi et quand.
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Garde une ligne éditoriale cohérente au sein de l'équipe.
Gérer les niveaux d'accès
Certaines sections ne sont pas destinées à tout le monde. Détermine qui peut lire, commenter ou modifier chaque partie du briefing.
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Détermine qui peut lire, commenter ou modifier chaque section.
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Protège les sections sensibles des partenaires externes.
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Accorde aux clients un accès en lecture seule lorsque c'est pertinent.
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Ajuste les autorisations à l'approche de l'événement.
Versions et mises à jour
Garde tous les briefings à jour – et informe tout le monde dès que quelque chose change.
Suivi des versions
L'erreur de « version erronée » coûte des heures et nuit à la confiance. Assure-toi que le briefing actuel soit sans ambiguïté.
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Vérifie quelle version fait actuellement foi.
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Évite d'envoyer par erreur des informations obsolètes.
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Conserve un historique des modifications à des fins de responsabilisation.
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Reviens à la version précédente si nécessaire.
Choisis qui voit quoi
Chaque section a son propre public. Cible une catégorie, un partenaire ou un membre de l'équipe.
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Cible une section sur un partenaire spécifique nommément désigné.
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Regroupe-les par catégorie (tous les traiteurs, tout l'audiovisuel, toute la sécurité) et adresse-toi à eux ensemble.
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Adresse les sections aux membres individuels de l'équipe ou aux parties prenantes internes.
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Combine les trois niveaux dans un seul briefing : générique, de groupe et individuel.
Des briefings qui se personnalisent
Arrête de rédiger un briefing et de le réécrire cinq fois. Crée un briefing unique et structuré qui s'adapte automatiquement à chaque partie prenante, se synchronise avec le reste de ton événement et permet à chaque partenaire de disposer de la dernière version du plan, sans intervention manuelle.
Un briefing, adapté à chacun
Une source unique de vérité qui fournit automatiquement les sections appropriées à la bonne partie prenante – un contexte partagé pour tous, des instructions spécifiques au rôle pour chaque partenaire, sans documents séparés à gérer.
Une seule source, conçue pour la synchronisation
Récupère les détails de l'événement depuis le reste de ta planification, pour que chaque briefing reflète les informations les plus récentes sans mise à jour manuelle.
Un seul flux de travail, conçu pour la rapidité
Réutilise les modèles, partage-les via un lien et informe tes partenaires de chaque mise à jour - sans quitter le logiciel événementiel.
Un seul public, conçu pour chaque rôle
Chaque partenaire ou membre de l'équipe voit exactement ce qu'il doit livrer, rien de plus - pas de détails cachés, pas de bruit inutile.
Questions fréquemment posées
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Qu'est-ce qu'un briefing d'événement et pourquoi est-ce important ?
Un briefing d'événement est le document qui fait le lien entre ta vision et sa mise en œuvre. Il indique à chaque partenaire - fournisseur, membre de l'équipe, contact sur place - ce qui est attendu de lui, quand et comment. Un briefing clair et complet, c'est ce qui fait la différence entre un événement qui se déroule sans accroc et un événement qui dépend des appels téléphoniques et de l'improvisation.
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En quoi est-ce différent de l'envoi d'un document Word ?
Un document Word se trouve dans la boîte de réception ou sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre. Dès qu'un changement survient, tu envoies une nouvelle version en espérant que tout le monde l'utilise. Briefings, lui, fonctionne avec des données en temps réel : si le lieu, l'horaire ou les coordonnées du fournisseur changent, le briefing reste à jour et tu peux voir qui a lu la dernière version et qui ne l'a pas encore fait.
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Puis-je envoyer différentes sections à différents fournisseurs ?
Oui. Tu peux créer une section générique accessible à tous et des sections spécifiques à chaque fournisseur, réservées au partenaire concerné. Le traiteur reçoit les informations dont il a besoin ; l'équipe audiovisuelle, celles dont elle a besoin. Tu peux même ajouter des sections pour des membres d'équipe spécifiques ou pour des catégories de fournisseurs.
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Comment Briefings s'articule-t-il avec Fournisseurs ?
Chaque briefing peut être directement associé à un ou plusieurs profils de fournisseur dans Fournisseurs. Les sections spécifiques à chaque fournisseur sont automatiquement transmises au partenaire concerné, et les informations du fournisseur restent synchronisées entre les deux outils.
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Mon équipe peut-elle travailler ensemble sur un briefing ?
Oui. Plusieurs membres de l'équipe peuvent modifier simultanément le même briefing, avec un historique complet des modifications apportées par chacun. Tu peux aussi définir des niveaux d'autorisation - lecture, commentaire ou modification complète - pour chaque membre de l'équipe ou partenaire externe.
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Que se passe-t-il lorsqu'un changement survient à la dernière minute ?
Mets à jour le briefing, et les partenaires voient immédiatement la version mise à jour.
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Briefings est-il inclus dans le forfait gratuit ?
Non. Briefings fait partie d'eventplanner.PRO, notre formule professionnelle conçue pour les équipes qui organisent des événements complexes reposant sur une coordination étroite entre de nombreux partenaires.
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Pourquoi Briefings d'eventplanner.net est-il meilleur que des outils comme Word, Notion ou Google Docs ?
Les outils documentaires généralistes ne comprennent pas les événements. Briefings est conçu spécifiquement pour les équipes événementielles : il récupère les données d'événement en temps réel, fait le lien direct avec les profils de fournisseurs, se synchronise avec ta feuille de service et suit les accusés de réception par partenaire. Tout cela, un outil documentaire générique ne te l'offre pas - et le temps gagné sur chaque événement fait vite la différence.
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Que doit contenir un briefing d'événement ?
Un briefing complet comprend quatre sections : le pourquoi et l'objectif (pourquoi l'événement a-t-il lieu, à quoi ressemble le succès, qui est le public cible et quel est son profil) ; l'événement lui-même (date, durée, lieu (le cas échéant), thème, programme, canaux de communication internes et externes disponibles) ; les attentes spécifiques au prestataire (ce que tu attends de ce partenaire en particulier, ce que tu refuses catégoriquement, l'ambiance et le niveau de qualité souhaités, sans imposer de solution précise qui briderait la créativité) ; et les contraintes (budget, échéances, interlocuteur unique de chaque côté). L' ouvrage EVENTPLANNER de Kevin Van der Straeten présente la structure complète d'un briefing avec des exemples concrets ; l'outil Briefings d'eventplanner.net repose sur la même logique, avec des sections génériques ou spécifiques au prestataire.
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En quoi un briefing d'événement diffère-t-il d'un appel d'offres ?
Un appel d'offres (AO) est généralement un document d'approvisionnement : un ensemble structuré de questions envoyées à plusieurs fournisseurs en concurrence pour un même périmètre de prestation, avec un processus d'évaluation formel. Un briefing est le document de travail partagé avec le partenaire déjà sélectionné : il lui indique les informations nécessaires pour une prestation réussie. Certains événements utilisent les deux méthodes (un AO pour sélectionner le partenaire, puis un briefing avant l'événement) ; de nombreux événements plus petits ou à échéance plus rapide se passent de l'AO et passent directement au briefing. Dans tous les cas, l'objectif du briefing est le même : aligner le partenaire sur l'événement afin qu'il puisse assurer une prestation de qualité le jour J.
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Quelle longueur doit avoir un briefing d'événement ?
Un briefing suffisamment long pour lever toute ambiguïté, mais suffisamment court pour que les prestataires le lisent. Pour un prestataire unique intervenant sur un périmètre précis (cahier des charges traiteur, cahier des charges audiovisuel), 2 à 4 pages suffisent généralement. Pour un événement complexe avec de nombreux partenaires, le briefing peut compter 15 à 20 pages, mais aucun prestataire ne devrait le consulter intégralement : chacun doit avoir accès au contexte général (qui, pourquoi, où, quand) ainsi qu'à la section qui le concerne. La logique de personnalisation de l'outil Briefings d'eventplanner.net est conçue précisément à cet effet : un document structuré, automatiquement adapté à chaque destinataire, afin que chaque partenaire ne lise que les informations qui le concernent.
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Les fournisseurs peuvent-ils accuser réception d'un briefing pour que je sache qu'ils l'ont lu ?
Oui. Lorsque tu partages un briefing via un lien sécurisé, tu peux voir qui l'a consulté et à quel moment (fonctionnalité bientôt disponible). Pour les événements où la lecture du briefing est essentielle (plans de sécurité, informations sur les allergènes, protocoles d'accès), cela te fournit une trace de la consultation, contrairement à un PDF envoyé par e-mail. Les mises à jour du briefing déclenchent des notifications auprès des partenaires concernés, garantissant ainsi que personne ne travaille avec une version obsolète le jour J.
gratuit pour toujours
Idéal pour les professionnels et les petites équipes de planification d'événements gérant un événement à la fois.
à partir de par utilisateur/mois
Idéal pour les professionnels et les grandes équipes gérant plusieurs événements à la fois.
à partir de par mois
Idéal pour les organisations nécessitant des solutions personnalisées, une sécurité avancée et un support dédié
Un logiciel de planification d'événements qui évolue avec toi
Choisis un plan qui correspond à tes ambitions, que tu gères un seul événement ou que tu diriges plusieurs projets simultanément.
