Ce guide de formation vous explique comment utiliser la fonction Billets sur eventplanner.net. Comme tous nos autres outils, vous trouverez Billets dans le menu principal, au même titre que les planches d'inspiration, les listes de contrôle, les feuilles de route, les budgets et les contacts.

Avant de configurer les billets, nous devons optimiser certains paramètres. Accédez à « Billets » dans le menu du volet de gauche. Sélectionnez ensuite l’événement souhaité dans le menu déroulant.

Informations sur l'organisateur

La première chose à faire est de configurer les informations de l'organisateur. Cliquez sur « Configurer », une fenêtre s'ouvrira. Vous devrez y saisir les informations suivantes :

• Nom de l'organisateur
• Adresse e-mail de contact (remplissage automatique)
• Texte d'introduction de l'organisateur
• Une image permettant d'illustrer cet événement (taille minimale 1024x1024px)

Une fois les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer ».

Informations sur l'événement

Ensuite, vous devez configurer les informations de votre événement. Pour cela, cliquez sur « Configurer » dans la ligne « Événement ». Commencez par saisir quelques informations de base : le nom de l’événement. Vous l’avez déjà indiqué lors de la configuration initiale, mais vous pouvez le modifier ici si vous souhaitez afficher un nom différent à votre public.

Ensuite, ajoutez quelques détails dans le texte d'introduction de l'événement : son déroulement, son importance et les résultats que les participants peuvent en attendre. Il s'agit d'une simple introduction ; deux ou trois phrases suffiront. Nous rédigerons prochainement une description plus détaillée.

Une fois l'introduction de l'événement terminée, veuillez saisir la date et l'heure de début (ainsi que la date et l'heure de fin) correspondantes.

Important ! Assurez-vous de sélectionner le bon fuseau horaire pour le lieu de l'événement.

Vous avez le choix entre trois types de lieux : un événement en présentiel, un événement en ligne ou une combinaison des deux. Si vous choisissez un événement en ligne (ou une combinaison des deux), vous devez saisir une URL permettant aux invités de suivre l’événement. Si vous sélectionnez un événement en présentiel, vous devez saisir l’adresse complète, y compris :

• Nom du lieu
• Numéro de maison
• Rue
• Ville
• Code postal
• Pays

Une fois les informations saisies, la carte trouve automatiquement l'adresse et y place un marqueur. Vous pouvez le déplacer si nécessaire.

Ensuite, nous devons télécharger des images : une image de couverture et une image d’aperçu. Veuillez utiliser des images haute résolution, car les clients verront des versions agrandies. Pour un résultat optimal, utilisez un fichier PNG avec une résolution minimale de :

• Image de couverture : 2564x804px
• Image d'aperçu : 540x360px

Ensuite, nous devons fournir des informations plus détaillées sur l'événement. S'il s'agit d'un événement musical, par exemple, vous pouvez présenter les artistes, le genre musical et toute information particulière concernant le spectacle, comme les restrictions d'âge et l'accessibilité.

Pour les billets payants, il est essentiel d'indiquer votre politique de remboursement dans le champ suivant. Conformément au RGPD, vous devez également inclure l'URL de votre page de confidentialité afin que vos clients et participants puissent prendre connaissance de votre politique de confidentialité. Si vous traitez ou stockez des données clients, leur consentement est requis. Veuillez sélectionner « Oui » ou « Non ».

Vous pouvez également ajouter des étiquettes à votre événement, comme « événement professionnel ». Les étiquettes permettent de promouvoir votre événement sur notre plateforme si vous le rendez public. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer ».

Sections

Ensuite, rendez-vous dans la section « Sections » et cliquez sur « Configurer ». Cette section n'est pas obligatoire, car de nombreux événements n'en proposent pas (les sections correspondent à différents types de billets, comme un créneau horaire ou une zone géographique définie). Vous aurez alors le choix entre trois options :

• Zone
• créneau horaire
• Zone et créneau horaire

Si vous organisez un événement avec des billets pour les clients standards et les clients VIP, vous pouvez définir ces zones ici. Si vous avez plusieurs scènes, vous pouvez également les configurer ici.

Une section peut également correspondre à un créneau horaire. Par exemple, pour un événement se déroulant sur plusieurs jours, vous pouvez proposer un billet pour une seule journée ou un billet combiné. Il est même possible de combiner un créneau horaire et une zone géographique, et d'ajouter autant de sections que vous le souhaitez.

Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer » et passez à l'étape suivante : la billetterie.

billetterie

Nous devons configurer quelques paramètres de base. Vous avez actuellement trois options : nous pouvons organiser des événements avec confirmation de présence (RSVP) lorsque vous disposez d'une liste d'invités, envoyer les invitations et demander aux destinataires de confirmer leur présence.

Nous proposons également des billets gratuits et, prochainement, des billets payants seront disponibles sur notre plateforme. Une fois le type d'événement choisi, vous devrez décider si vous souhaitez :

• Générez un code QR scannable pour chaque billet, ou
• Envoyer automatiquement une confirmation de réservation lorsqu'une personne s'inscrit.

Il est possible que vous ne souhaitiez pas procéder ainsi pour certains événements, par exemple si vous voulez vérifier les antécédents des participants avant de leur délivrer un billet. Ensuite, vous pouvez fixer une date et une heure de clôture des inscriptions, par exemple dix jours avant l'événement à midi.

Ensuite, vous pouvez choisir s'il existe une limite au nombre d'invités. Cochez la case « Aucune limite » si vous souhaitez saisir manuellement un nombre précis.

Vous devez ensuite préciser les informations requises de l'acheteur du billet. Avez-vous besoin de son adresse et de son numéro de téléphone ? Concernant les participants, indiquez si vous avez besoin de leurs noms et adresses électroniques.

Important ! Il peut y avoir une différence entre l’acheteur et les participants. Par exemple, un client peut acheter trois billets : un pour lui-même et deux pour ses amis.

Vous pouvez demander le consentement des utilisateurs pour l'envoi d'e-mails marketing si vous souhaitez obtenir leur autorisation ultérieurement.

N'oubliez pas ! La billetterie implique le traitement d'une grande quantité de données. Dans ce cas précis, eventplanner.net fait office de plateforme, mais il s'agit de vos données et vous êtes responsable de leur gestion.

eventplanner.net est certifié ISO 27001 et applique les normes les plus strictes en matière de protection des données. De plus, nous sommes conformes au RGPD. Toutefois, puisque vous traitez ces données, vous devez vous assurer d'avoir obtenu le consentement des personnes concernées.

À ce stade, vous pouvez ajouter quelques questions personnalisées :

• Questions à choix multiple/à réponse unique – lorsque vous souhaitez que l'acheteur du billet spécifie une seule réponse parmi les choix proposés.
• Questions à choix multiples/réponses multiples – lorsque l'acheteur du billet peut sélectionner plusieurs réponses parmi les choix proposés.
• Texte – lorsque vous souhaitez donner à l'acheteur du billet la possibilité de fournir des commentaires sans restriction.

Un exemple de question à choix multiples serait : « Avez-vous des exigences alimentaires particulières ? » Les options suivantes seraient généralement proposées : Non, Végétarien, Sans lactose, Sans gluten, Halal, Casher et Allergies spécifiques. Un client peut être végétarien et allergique aux noix.

Il est maintenant temps de créer les tickets. Si vous avez créé des zones spécifiques précédemment, vous devrez créer un ticket pour chacune d'elles en sélectionnant « Créer un nouveau ticket ». Vous devrez ensuite préciser :

• Nom du billet
• Date de fin personnalisée, par exemple pour les billets à tarif réduit
• Quantité (le montant total disponible)
• Nombre maximum de billets par commande
• Description (informations plus détaillées sur votre billet d'événement).

Cela s'avérera particulièrement utile pour la tarification différenciée dès que cette fonctionnalité sera disponible. En attendant, n'hésitez pas à explorer les paramètres.

Une fois que vous avez saisi toutes les informations nécessaires, cliquez sur « Enregistrer ».

Authentification à deux facteurs

L'étape suivante consiste à configurer l'authentification à deux facteurs. La gestion des données clients implique une grande responsabilité, surtout lorsqu'on organise des événements de grande envergure réunissant des milliers, voire des dizaines de milliers de participants. Un renforcement de la sécurité de votre compte est donc indispensable.

Installation rapide et facile ! Il vous suffit de télécharger une application d’authentification comme :

• Authentificateur Google ( iOS ou Android )
• Authentificateur Microsoft
• Authentificateur 1Password

Au fait, elles sont totalement gratuites, alors n'hésitez pas à les télécharger et à vous faire une idée avant de choisir votre préférée.

Une fois l'application téléchargée, il vous suffit de scanner le code QR. Vous devrez ensuite saisir ce code ainsi que votre mot de passe dans Event Planner.

Ensuite, vous devrez saisir votre numéro de téléphone portable pour configurer la vérification par SMS et cliquer sur « Envoyer le code ». Il s'agit d'une deuxième couche de sécurité au cas où vous ne pourriez pas accéder à l'application. Un code vous sera envoyé par SMS ; vous devrez le saisir dans le champ prévu à cet effet.

Cliquez sur « Vérifier » pour activer l'authentification à deux facteurs.

Si vous donnez également accès à la billetterie à d'autres utilisateurs, vous devrez imposer l'authentification à deux facteurs pour eux dans votre compte.

Publier votre événement

Ensuite, nous allons publier l'événement. Sélectionnez « Actif ». Veuillez noter que vous ne pourrez plus modifier certains paramètres après la publication de votre événement (par exemple, changer le type d'inscription de RSVP à Billets).

Dans la section suivante (Paramètres de partage), vous pouvez choisir parmi :

• Événement public - accessible à tous
• Événement privé - accessible à toute personne disposant d'un lien sécurisé spécifique
• Événement privé - accès réservé aux personnes connaissant le mot de passe

Choisir l'option 2 ou 3 générera un lien pour votre événement. En cliquant sur ce lien, vous accéderez à une page de paiement où vous verrez les différents types de billets que vous avez créés. Si vous suivez la procédure en tant que client, vous constaterez que les règles prédéfinies sont appliquées, notamment le nombre maximum de billets par personne, les informations client requises et les éventuelles questions supplémentaires que vous pourriez poser.

L'utilisateur peut choisir de créer ou non un compte sur eventplanner.net. C'est entièrement à sa discrétion. Après avoir cliqué sur « Acheter des billets », il sera redirigé vers une page de confirmation de commande.

Gérer vos billets

Si vous retournez sur notre page Billets, vous verrez une liste d'invités mise à jour. Dans la colonne de droite, vous verrez des actions, indiquées par des points de suspension (...). En cliquant dessus, vous accéderez à plusieurs options :

• Afficher et modifier les détails des invités
• Renvoyer la confirmation
• Télécharger le billet

Vous pouvez modifier le nom, par exemple si un utilisateur a saisi une adresse e-mail ou un nom incorrect. Vous pouvez sélectionner « Renvoyer la confirmation » si, par exemple, l'utilisateur n'a pas reçu d'e-mail de confirmation.

Important ! Il est conseillé de demander à l’utilisateur de vérifier son dossier de courriers indésirables. Il arrive parfois qu’un client de messagerie trop zélé empêche nos e-mails d’atteindre les clients. Si le problème persiste, vous pouvez télécharger manuellement le ticket et l’envoyer comme un e-mail classique.

Vous pouvez facilement imprimer vos billets ou les enregistrer sur votre téléphone. Notre application pratique d'organisation d'événements intègre un lecteur de billets. Elle est disponible gratuitement sur l'App Store et Google Play. En cliquant en bas du lecteur, vous pouvez sélectionner votre événement.

La numérisation des billets est très simple. Il vous suffit de scanner le billet avec votre appareil photo, et vous pouvez le faire simultanément avec plusieurs appareils. Si vous organisez un événement important, pensez à créer plusieurs comptes utilisateurs à l'avance et à leur donner accès à la billetterie afin que plusieurs personnes puissent numériser en même temps.

• L'écran devient vert lorsque l'analyse est réussie.
• L'écran devient jaune si un billet a été scanné deux fois.
• L'écran devient rouge si le billet est invalide.

Normalement, une connexion internet est nécessaire pour traiter tous les billets scannés et les synchroniser avec notre serveur. Cependant, l'application est intelligente : elle passe automatiquement en mode hors ligne en cas de coupure de connexion pendant votre événement. Vous pouvez toujours scanner les billets hors ligne. Dès que votre connexion internet est rétablie, la synchronisation se fait automatiquement.

• Important ! En mode hors ligne, si deux visiteurs se présentent avec le même billet à des points de contrôle différents à l'entrée de votre événement, ils pourront tous deux accéder à l'événement avec le même billet en cas de coupure Internet, car aucune synchronisation ne sera possible entre les appareils. Il est plus important pour vous de pouvoir continuer à scanner les billets que de faire attendre vos invités le rétablissement de la connexion Internet. L'application indiquera lorsqu'elle est en mode hors ligne ; vous pourrez alors choisir d'activer ou non ce mode.

Important ! Pour une utilisation optimale du mode hors ligne, veuillez synchroniser tous vos appareils avec les dernières données de billetterie avant le début de l’événement. En cas de doute sur la qualité du réseau sur le lieu de l’événement, effectuez cette synchronisation avant votre arrivée. Une dernière synchronisation peut être effectuée juste avant l’ouverture des portes. Après l’événement, n’oubliez pas de synchroniser à nouveau tous vos appareils pour garantir l’actualisation des données. La synchronisation des données de billetterie s’effectue automatiquement lorsque vous ouvrez l’application et accédez au lecteur de billets de l’événement. Profitez-en également pour vérifier que tout le personnel chargé du contrôle des billets dispose des droits d’accès nécessaires et utilise la dernière version de l’application eventplanner.net.

Attention ! Pour des raisons de sécurité, toutes les données de billetterie seront automatiquement supprimées de votre appareil mobile si l’application est ouverte plus de 7 jours après l’événement. Nous vous recommandons d’ouvrir l’application après ce délai afin de garantir la sécurité de vos données. Important : Si vous avez travaillé hors ligne lors de l’enregistrement, assurez-vous de synchroniser votre appareil avec nos serveurs avant la fin du délai de 7 jours. À défaut, les données non synchronisées ne seront pas téléchargées et seront définitivement supprimées, ainsi que les données locales.

Et voilà, en résumé, comment fonctionnent les billets gratuits (et comment fonctionneront les billets payants lorsque nous lancerons cette fonctionnalité).

RSVP

Avant de conclure, voici un bref aperçu du fonctionnement des confirmations de présence. Retournez à la page Billets en la sélectionnant dans le volet de gauche. Vous devrez créer un nouvel événement, car il est impossible de modifier son type une fois le billet publié.

Prenons l'exemple de l'organisation d'un mariage, un événement pour lequel on utilise généralement une liste de confirmation de présence.

Vous remplissez les étapes suivantes comme décrit ci-dessus pour compléter les sections : Informations sur l’organisateur, Événement et Sections.

Ensuite, dans la section Billetterie, il faut activer la confirmation de présence et sélectionner « Non » sous « Utiliser des billets ». Les paramètres suivants se configurent exactement de la même manière que précédemment. Vous devez remplir les champs suivants :

envoi automatique d'invitations

Les inscriptions se terminent

nombre maximum d'invités

tous les participants

demander le consentement par courriel

questions supplémentaires

Si vous n'avez pas encore configuré l'authentification à deux facteurs, reportez-vous à la section de cet article intitulée « Authentification à deux facteurs ».

Dans la section « Publier », activez l'événement. Contrairement à la billetterie gratuite, aucun lien n'est à partager avec les participants. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ». Cliquez ensuite sur « Ajouter des invités ». Pour tester, ajoutez-vous en tant qu'invité en indiquant votre nom et votre adresse e-mail, et attribuez-vous trois billets. Cliquez ensuite sur « Ajouter un invité » et répétez l'opération pour tous vos invités.

Lorsque vous retournez à la liste des invités, vous constatez immédiatement que trois billets sont à votre nom mais que vous n'avez pas encore répondu (voir Statut).

Une fois votre liste d'invités complétée, vous pouvez cliquer sur « Envoyer les invitations » (sauf si vous avez choisi l'option « Envoyer automatiquement »). Vous pouvez alors choisir d'envoyer les invitations à :

Toute personne n'ayant pas reçu l'invitation

Tous ceux qui n'ont pas répondu à l'invitation

Vos invités recevront un courriel contenant un lien vers la page de confirmation de présence. Ils devront ensuite indiquer s'ils confirment leur présence ou leur absence. Ils pourront alors saisir les informations des détenteurs de billets pour toutes les personnes qui les accompagnent.

Les informations du titulaire principal du billet sont déjà préremplies, mais s'il a plusieurs billets, il peut ajouter les informations des personnes qui l'accompagnent. Une fois ces informations saisies, vos invités n'ont plus qu'à cocher les cases correspondantes.

J'accepte la politique de confidentialité d'eventplanner.net

J'accepte les conditions d'utilisation et les conditions générales de vente et je déclare avoir pris connaissance de la politique de confidentialité.

Je souhaite autoriser l'organisateur de cet événement à m'envoyer des mises à jour et des promotions concernant cet événement et d'autres événements.

Je souhaite créer un compte sur eventplanner.net pour commander des billets plus rapidement et organiser moi-même mes événements.

Une fois toutes les cases nécessaires cochées, cliquez sur « Confirmer » – et voilà ! L’événement est confirmé.

Si vous consultez à nouveau votre liste d'invités, vous constaterez qu'elle a été mise à jour avec les billets confirmés. Vous pouvez cliquer sur le nom du titulaire principal du billet pour voir qui a confirmé sa présence dans leur groupe. Au besoin, vous pouvez modifier ces informations et renvoyer la confirmation de l'événement, comme pour des billets classiques.

Comme mentionné précédemment, la billetterie payante sera bientôt disponible. Restez à l'écoute et merci de votre lecture !