Coordonner chaque événement avec le partenaire et la gestion des fournisseurs
Réunissez traiteurs, équipes audiovisuelles, lieux de réception, décorateurs et agents de sécurité dans un espace de travail unique et connecté. Gérez les contacts, les contrats, les communications, les tâches et les budgets de chaque fournisseur, sans jongler avec les échanges d'e-mails ni les lecteurs partagés.
Approuvé par les organisateurs d'événements 179.000+
Prenez le contrôle de chaque partenaire impliqué dans votre événement.
Cessez de courir après les informations fournisseurs éparpillées dans vos boîtes mail, vos tableurs et vos lecteurs partagés. Centralisez tous vos partenaires, toutes vos conversations et tous vos engagements en un seul endroit.
Centralise Every Partner
- Conservez les coordonnées de tous vos fournisseurs au même endroit.
- Reliez directement les fournisseurs aux événements auxquels ils participent.
- Contactez la bonne personne sans avoir à parcourir d'anciens sujets de discussion.
Rationaliser la communication
- Regrouper les messages, les notes et les décisions par fournisseur.
- Associez les résultats des réunions au partenaire approprié.
- Éviter la perte d'informations lors des rotations de membres d'équipe.
Définissez une fois, voyez partout
- Définissez une seule fois les tâches, les lignes budgétaires et les lignes de la feuille d'appel.
- Ouvrez n'importe quel fournisseur et visualisez en un seul coup d'œil tout ce qui lui est lié.
- Évitez la saisie de données en double qui accompagne l'utilisation d'outils déconnectés.
Travaillez mieux en équipe
- Donnez à votre équipe une source unique d'information fiable sur les partenaires.
- Évitez de dupliquer les entrées fournisseurs dans différents outils.
- Veillez à ce que tout le monde travaille à partir des mêmes données.
Découvrez votre boîte à outils de planification d'événements
Découvrez comment la gestion des fournisseurs s'intègre au reste de votre logiciel événementiel.
Moodboards
Capturez des idées, organisez l'inspiration et explorez les fournisseurs pour façonner la vision, le thème et la personnalité de votre événement.
Check-lists
Suivez attentivement chaque détail de votre planification. Créez et assignez des tâches aux membres de votre équipe et respectez toujours les délais.
Budgets
Gérez le budget et les dépenses de votre événement. Obtenez un aperçu complet de l'allocation des fonds et suivez vos dépenses.
Billetterie
Générez des tickets d'événement et gérez les inscriptions sur place. Créez des expériences d'enregistrement faciles pour vos participants.
Feuilles de service
Créez une liste de tâches à effectuer avant et pendant l'événement. Organisez votre équipe afin que chacun connaisse ses responsabilités.
Briefings
Élaborez des briefings structurés combinant instructions génériques et instructions spécifiques au fournisseur, le tout étant relié au partenaire approprié.
Intégrez les fournisseurs à votre événement
Choisissez la méthode la plus rapide pour obtenir une liste complète de fournisseurs : consultez notre annuaire, ajoutez vos partenaires de confiance ou réutilisez ce qui a déjà fonctionné.
Ajoutez votre compte depuis notre annuaire
Sélectionnez vos fournisseurs directement dans notre répertoire d'entreprises vérifiées.
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Importez les détails en un seul clic.
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Évitez la saisie manuelle des données pour chaque nouvel événement.
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Obtenez un profil vérifié qui se met à jour en même temps que l'entreprise.
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Constituez votre liste de fournisseurs à partir de partenaires événementiels établis.
Ajoutez vos propres fournisseurs
Ajoutez les partenaires qui ne sont pas encore répertoriés sur la plateforme.
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Capturez en interne tous les champs de contact dont vous avez besoin.
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Créez une liste privée de fournisseurs que seule votre équipe peut voir.
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Réutilisez ces partenaires pour tous vos événements futurs.
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Gardez le contrôle total de votre réseau de partenaires.
Réutilisation d'événements passés
Faites appel à des fournisseurs de confiance ayant participé aux événements précédents.
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Évitez de ressaisir les mêmes données à répétition.
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Conservez intacts le contexte historique, les évaluations et les notes.
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Construisez un réseau personnel que vous contrôlez réellement.
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Accélérez la planification de chaque événement suivant.
Profils des fournisseurs
Consignez chaque détail concernant chaque partenaire dans un profil structuré qui les suivra d'un événement à l'autre.
Coordonnées du magasin
Savoir qui appeler en cas de problème représente déjà la moitié du travail. Gardez le bon contact à portée de main.
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Sauvegardez les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les coordonnées de vos principaux contacts.
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Ajoutez plusieurs contacts par fournisseur si nécessaire.
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Notez qui s'occupe de quoi : ventes, opérations, responsable sur site.
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Une seule mise à jour suffit, et toute l'équipe constate le changement.
Historique des communications
Les accords perdus se transforment en courriels perdus. Centralisez toutes les conversations pour chaque fournisseur.
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Centralisez les fils de discussion, les notes et les contrats.
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Arrêtez de chercher le dernier accord dans vos boîtes de réception.
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Voyez en un coup d'œil ce qui a été promis et quand.
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Intégrez les nouveaux membres de l'équipe sans avoir à réexpliquer le contexte.
Joindre des documents et des fichiers
Les devis, contrats et confirmations ont la fâcheuse tendance à disparaître au moment où on en a besoin. Épinglez-les plutôt sur le site du fournisseur.
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Joindre les devis, les contrats et les certificats d'assurance pour chaque partenaire.
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Trouvez des documents sans avoir à fouiller dans des dossiers.
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Partagez les fichiers en toute sécurité avec le reste de l'équipe.
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Conservez une trace écrite de chaque engagement par fournisseur.
Intégré à votre planification d'événements
Définissez vos tâches, votre budget et votre feuille de route une seule fois pour votre événement, puis ouvrez n'importe quel fournisseur et consultez tous les détails qui lui sont associés. Fini le travail en double et les copier-coller entre outils.
En lien avec votre budget
Les lignes de coûts définies dans votre budget apparaissent automatiquement dans le profil du fournisseur, et vous pouvez également étiqueter les coûts côté fournisseur. Le total des dépenses par partenaire reste à jour sans aucun rapprochement.
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Associer les coûts des fournisseurs aux catégories budgétaires de part et d'autre.
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Consultez le total des dépenses par fournisseur sans exporter de feuilles de calcul.
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Comparez les coûts estimés et les coûts réels côte à côte.
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Repérez les dérives budgétaires avant qu'elles ne deviennent un problème.
Lié à votre feuille de service
Associez une ligne de feuille de service à un prestataire dans votre planning, et elle apparaîtra sur son profil. Ouvrez la fiche du prestataire pour voir précisément quand il est disponible. L'affichage est bidirectionnel : le planning et la liste des prestataires restent synchronisés.
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Associer les fournisseurs à des éléments spécifiques de la feuille de service de chaque côté.
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Voyez précisément qui fait quoi à chaque instant de la journée.
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Une seule mise à jour suffit pour que la feuille de service, la vue fournisseur et le brief restent alignés.
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Évitez de vous retrouver face à la question « Qui s'occupe de ça ? » le jour de l'événement.
Lié à vos tâches
Les tâches définies dans la gestion de projet peuvent être attribuées à un fournisseur, et pour chaque fournisseur, vous visualisez toutes les tâches en cours relatives à l'événement. Plus besoin de jongler entre les outils pour vérifier l'état d'avancement, fini les échéances manquées cachées entre les systèmes.
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Créez les tâches une seule fois dans la gestion de projet et étiquetez le fournisseur.
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Consultez toutes les tâches en cours pour chaque partenaire dans son profil.
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Suivez les échéances et l'avancement des travaux sans quitter la vue fournisseur.
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Obtenez une responsabilisation visible des deux côtés.
Intégration et modèles
Intégrez rapidement vos nouveaux partenaires grâce à des flux de travail structurés et adaptables à tous les événements que vous organisez.
Utiliser des listes de contrôle d'intégration
Les nouveaux fournisseurs ont besoin de contrats, de séances d'information et d'un accès ; tout manquement à ces exigences vous coûte cher. Standardisez la procédure d'intégration une seule fois.
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Veillez à ce que chaque nouveau partenaire reçoive les contrats et les informations nécessaires.
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Standardisez le processus d'accueil pour tous vos événements.
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Réduisez les allers-retours pour préparer les partenaires à la livraison.
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Repérer les informations manquantes avant qu'elles n'entraînent un retard.
Créer des modèles réutilisables
La plupart des catégories de fournisseurs ont des exigences récurrentes. Il suffit de les recenser une seule fois et de les appliquer partout.
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Créez des modèles pour les traiteurs, l'audiovisuel, la sécurité, et plus encore.
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Appliquer les exigences standard à tous les fournisseurs de ce type.
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Gagnez du temps à chaque nouvel événement que vous organisez.
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Maintenir une qualité constante lors des événements récurrents.
Connexion automatique aux briefings
Les notes d'information restent exactes lorsqu'elles sont liées aux données en temps réel des fournisseurs. Associez les deux et évitez le copier-coller.
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Générer des fiches d'information spécifiques aux fournisseurs, liées au profil du partenaire.
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Mettez à jour les informations du fournisseur et assurez-vous que le dossier reste à jour.
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Envoyez le bon brief au bon partenaire en un seul clic.
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Cessez d'envoyer des documents obsolètes entre de mauvaises mains.
Contrôles d'équipe et de collaboration
Donnez à votre équipe et à vos partenaires un accès contrôlé aux informations pertinentes, avec des autorisations et des rôles clairement définis.
Partager les données des fournisseurs avec l'équipe
Les doublons dans les fiches fournisseurs et les communications contradictoires proviennent de listes cloisonnées. Offrez à l'équipe un espace de travail partagé.
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Donnez à chaque membre de l'équipe accès à la liste complète des fournisseurs.
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Évitez les doublons et les conflits de versions.
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Veillez à ce que la communication au sein de l'équipe soit basée sur les mêmes données.
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Intégrez plus rapidement les nouveaux membres de l'équipe à chaque événement.
Définir les niveaux d'autorisation
Tout le monde n'a pas besoin de voir les conditions commerciales. Attribuez le niveau d'accès approprié à chaque rôle.
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Déterminez qui peut modifier, commenter ou simplement consulter les données des fournisseurs.
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Protéger les informations financières et contractuelles sensibles.
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Maintenez la responsabilité avec des rôles clairement définis.
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Ajustez les accès au fur et à mesure que le projet avance par phases.
Coordination de plusieurs événements
Organiser plusieurs événements en parallèle augmente considérablement le risque de double réservation. Gardez une vision d'ensemble claire.
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Consultez la liste des fournisseurs participant à chaque événement.
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Repérer les conflits d'horaires avant qu'ils ne surviennent.
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Réutiliser les partenaires de confiance en tenant compte de leur contexte historique complet.
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Gérez les relations au niveau de l'agence, et non par projet.
Gestion des fournisseurs intégrée à votre logiciel événementiel
Cessez de jongler avec différents outils pour suivre les activités de chacun. Réunissez tous vos partenaires dans un espace de travail connecté où contexte, contacts et engagements sont regroupés, et restez synchronisés avec le reste de votre événement.
Un seul espace de travail, conçu pour la clarté
Tous vos fournisseurs, toutes vos conversations, tous vos documents réunis en un seul endroit. Plus besoin de jongler entre cinq outils pour trouver ce dont vous avez besoin.
Un profil, conçu pour le contexte
Un dossier complet par partenaire, comprenant l'historique, les accords et les décisions, prêt à être consulté dès que vous en avez besoin.
Un réseau, conçu pour la réutilisation
Constituez un réseau privé de partenaires de confiance qui vous accompagne d'un événement à l'autre, d'un projet à l'autre.
Une seule source, conçue pour la vérité
Gardez votre équipe, votre feuille de route, votre budget et vos briefings basés sur les mêmes données du fournisseur – automatiquement.
Questions fréquemment posées
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Comment commencer à utiliser la gestion des fournisseurs ?
Créez un compte, organisez un événement, passez à la version PRO et vous trouverez l'outil Fournisseurs dans votre espace de travail. Vous pourrez alors sélectionner des fournisseurs dans notre annuaire, ajouter vos propres partenaires ou réutiliser ceux d'événements précédents.
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Puis-je ajouter des fournisseurs qui ne figurent pas sur eventplanner.net ?
Oui. Vous pouvez ajouter manuellement n'importe quel partenaire, y compris ses coordonnées et toutes les notes nécessaires. Ces informations seront visibles uniquement par votre équipe et réutilisables pour tous vos futurs événements.
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Comment la gestion des fournisseurs s'intègre-t-elle aux autres outils ?
Les fournisseurs sont directement connectés à vos budgets, feuilles de route, listes de contrôle et briefings. Lorsque vous associez un fournisseur à une ligne budgétaire, une ligne de feuille de route ou un briefing, ces données restent synchronisées dans tous vos outils.
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Puis-je réutiliser les mêmes fournisseurs pour plusieurs événements ?
Oui. Une fois un fournisseur enregistré dans votre compte, vous pouvez l'associer à n'importe quel événement futur en un clic. Ses coordonnées, son historique et tous les documents que vous avez enregistrés restent disponibles ; vous n'avez donc pas à tout recommencer à chaque fois.
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Quelle est la différence entre la gestion des fournisseurs et un CRM ?
On pourrait l'appeler un CRM événementiel. Le principe reste le même : un profil unique par partenaire, regroupant toutes les interactions, tous les documents et tous les engagements. La différence réside dans les données suivies : non pas un pipeline de ventes clients, mais chaque fournisseur lié à des événements spécifiques, aux budgets, aux plannings et aux réunions d'information, avec les flux de travail dont les équipes événementielles ont réellement besoin.
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Qui, dans mon équipe, a accès aux données des fournisseurs ?
Vous avez le contrôle. Définissez les autorisations pour chaque membre de l'équipe : lecture seule, accès restreint ou accès complet en modification, et protégez ainsi les informations commerciales sensibles des personnes qui n'ont pas besoin d'y accéder.
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Quel est le lien avec les briefings ?
Chaque fiche de présentation peut être associée à un profil fournisseur, et les sections spécifiques à chaque fournisseur ne sont visibles que par le partenaire concerné. En cas de modification des informations fournisseur, la fiche de présentation reste à jour : fini les envois de documents obsolètes.
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La gestion des fournisseurs est-elle incluse dans le forfait gratuit ?
Non. La gestion des fournisseurs fait partie d' eventplanner.PRO, notre formule professionnelle conçue pour les équipes gérant plusieurs fournisseurs et des événements complexes.
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Puis-je importer une liste de fournisseurs que j'utilise déjà ?
Oui. Vous pouvez ajouter des fournisseurs manuellement, les importer depuis notre annuaire ou les réutiliser suite à des événements précédents. Pour les importations plus importantes, contactez-nous via le chat intégré à l'application ; nous vous aiderons à configurer le système.
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Pourquoi la gestion des fournisseurs d'eventplanner.net est-elle meilleure que les tableurs ou un CRM générique ?
Les tableurs deviennent inutilisables dès que les données changent, et un CRM ne prend pas en compte les événements. Notre solution de gestion des fournisseurs est spécialement conçue pour les équipes événementielles : elle relie les partenaires aux budgets, aux briefings et aux feuilles de route, assurant ainsi une diffusion automatique des mises à jour tout au long de votre événement. Aucun outil non conçu pour la réalité du déroulement des événements ne vous offre cette fonctionnalité.
gratuit pour toujours
Idéal pour les professionnels et les petites équipes de planification d'événements gérant un événement à la fois.
à partir de par siège/mois
Idéal pour les professionnels et les grandes équipes gérant plusieurs événements à la fois.
à partir de par mois
Idéal pour les organisations nécessitant des solutions personnalisées, une sécurité avancée et un support dédié
Un logiciel de planification d'événements qui évolue avec vous
Choisissez un plan qui correspond à vos ambitions, que vous gériez un seul événement ou que vous dirigiez plusieurs projets simultanément.
