Dans cette section, nous examinerons les listes de contrôle. Notre outil de gestion de projet est spécialement conçu pour les organisateurs d'événements et s'intègre parfaitement à nos autres outils et à la plateforme eventplanner.net.

Même les événements les plus simples génèrent des listes de tâches interminables. Grâce aux checklists, vous pouvez suivre chaque détail important, et les nôtres sont même pré-remplies avec des suggestions adaptées à votre type d'événement. Ajoutez, attribuez et mettez à jour le statut des tâches par simple glisser-déposer.

Vous connaissez peut-être le terme « tableau Kanban ». Pour ceux qui ne le savent pas, un tableau Kanban est un tableau sur lequel on place les tâches. Il permet de représenter visuellement l'avancement d'un projet à différents stades grâce à des cartes représentant les éléments de travail et des colonnes représentant chaque stade.

Votre tableau de listes de contrôle comportera trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Lorsque vous créez un événement sans choisir l'option « partir d'une page blanche », nous pré-remplissons automatiquement les champs avec toutes les tâches nécessaires au type d'événement que vous organisez. N'oubliez pas qu'il existe différents types d'événements, chacun avec ses propres tâches : par exemple, vous devrez établir votre budget, rédiger un cahier des charges, décider si vous organiserez l'événement vous-même ou si vous ferez appel à une agence événementielle, et effectuer des tâches plus spécifiques comme la recherche d'un lieu.

En reprenant l'exemple précédent, nous avons choisi Anvers comme lieu de l'événement. Si vous cliquez maintenant sur le lien dans la tâche « Trouver un lieu », le logiciel effectuera une recherche automatique dans l'annuaire pour trouver tous les lieux disponibles à Anvers.

Ajout de tâches

Vous pouvez également ajouter des tâches dans la section « Liste de contrôle ». Commencez par saisir un titre, par exemple « Envoyer les invitations ». Ensuite, ajoutez une description. Définissez la priorité de la tâche (faible, moyenne, élevée). Enfin, indiquez son état d'avancement en sélectionnant l'une des trois options du menu déroulant : à faire, en cours, terminé.

Vous pouvez également sélectionner une catégorie pour ce type de tâche, comme le marketing, le budget ou les loisirs. Ensuite, vous devrez définir une date d'échéance. Enfin, en bas à droite, un menu déroulant vous permet d'attribuer la tâche à un membre de votre équipe. Une fois terminé, cliquez sur « Ajouter la tâche ».

• Astuce ! Les tâches sont généralement ajoutées en bas de la page. Pour les déplacer vers le haut, il suffit de les faire glisser et de les déposer à l’endroit souhaité dans la liste.

Suppression des tâches

Supprimer toutes les tâches de votre liste est également possible (et très simple). Lors de la création de l'événement, vous nous avez peut-être demandé de le préremplir, ou vous avez peut-être oublié de cocher la case « Commencer avec un modèle vierge ». Il vous suffit de faire défiler la liste jusqu'en bas pour trouver un lien « Supprimer toutes les tâches ». Un avertissement s'affichera à l'écran avant que vous ne procédiez à l'action.

• Important ! Par mesure de sécurité, le lien disparaîtra dès que vous commencerez à travailler sur votre liste de tâches. Cela vous évitera de supprimer accidentellement toutes vos tâches importantes.

Vous pouvez également supprimer manuellement des tâches spécifiques. Cliquez sur le titre de la tâche à supprimer, puis sur « Modifier ». Une fenêtre s'ouvre. En bas à gauche se trouve un bouton « Supprimer ». Cliquez dessus pour supprimer la tâche.

Ainsi, même si vous commencez avec une liste pré-remplie, vous pouvez toujours ajouter, supprimer ou modifier différentes tâches selon vos besoins, personnalisant ainsi votre expérience.

Autre fonctionnalité utile : si vous avez utilisé un modèle d’un événement précédent, vous trouverez ici toutes les tâches correspondantes.

• Important ! Lorsqu'une tâche est en cours, vous devez mettre à jour son statut en la faisant glisser vers la colonne correspondante. Pour les tâches terminées, déplacez-les vers « Terminé ». Pour que l'événement se déroule avec succès, vous devez déplacer toutes vos tâches de la gauche vers la droite.

Ajout et attribution d'un contact

Ajoutons maintenant un contact. Nous y reviendrons plus en détail ultérieurement, mais abordons ce point dès maintenant afin de passer en revue certaines fonctionnalités supplémentaires.

Dans le volet de gauche, accédez à « Contacts », puis cliquez sur « Ajouter un contact ».

Commencez à saisir le nom de l'entreprise à laquelle appartient la personne ; plusieurs résultats s'afficheront. Sélectionnez l'entreprise, puis complétez les informations d'identification restantes. Vous pouvez accorder (ou restreindre) des droits d'accès spécifiques à un utilisateur dans cette fenêtre, mais nous y reviendrons plus tard. Pour l'instant, accordez à ce contact d'exemple l'accès à la liste de contrôle.

Il existe quatre options :

• Aucun accès : l’utilisateur n’a aucune visibilité sur cet outil
• Lecture : l’utilisateur peut consulter toutes les tâches, mais ne peut ni les modifier ni ajouter de commentaires.
• Commentaire : l’utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier.
• Gestion : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches

Une fois que vous aurez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à participer à ce projet. L'invitation apparaîtra comme étant en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain délai, le bouton deviendra « Renvoyer l'invitation ».

Une fois que le destinataire a accepté, si vous retournez à la liste de contrôle, vous pouvez lui attribuer cette tâche.

Filtration

L'un des outils les plus utiles est le filtre, situé tout en haut. Si, par exemple, vous souhaitez afficher les tâches attribuées à une personne en particulier, cliquez sur « Filtrer par personne » puis cochez la case correspondant à cette personne.

Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes assignées et supprimer les filtres pour une visibilité optimale. Cet outil performant est idéal pour la gestion de projet et permet à chacun de rester informé des avancées. Il favorise la collaboration à toutes les étapes du projet.

Autres fonctionnalités

Vous pouvez également commenter les tâches ou même ajouter des fichiers. Cliquez sur le titre de la tâche que vous souhaitez modifier et ajoutez les détails dans la zone de commentaires.

Ajouter une pièce jointe est tout aussi simple. Il suffit de la glisser-déposer depuis votre dossier vers le champ de texte « Commentaires ». N'oubliez pas de cliquer sur Envoyer (l'icône en forme d'avion en papier). Une fois le fichier chargé, il sera accessible à tous les utilisateurs autorisés.

• Remarque : lors du chargement d’un fichier, vous constaterez qu’il est en cours de traitement. En effet, nous effectuons des analyses antivirus sur chaque fichier afin de protéger l’intégrité de notre système.

Lorsqu'une tâche comporte plusieurs étapes, il peut être utile d'ajouter un commentaire pour les sous-tâches :

• présélectionnez cinq traiteurs
• envoyer des courriels
• organiser un appel pour discuter des besoins

Vous pourrez modifier votre commentaire ultérieurement, une fois la tâche terminée.

Pour revenir en arrière, cliquez simplement sur la flèche gauche en haut à gauche, et vous reviendrez à la liste de contrôle sur le tableau Kanban.

Si vous sélectionnez « Lire » dans certaines catégories, une case à cocher « Mes propres éléments uniquement » vous sera proposée. Cette fonctionnalité, conçue pour respecter la confidentialité et la législation européenne RGPD, s'avère également utile pour un autre usage.

Supposons que vous travailliez avec un traiteur externe et que vous souhaitiez lui donner accès à vos feuilles de service. Vous pouvez lui fournir un accès aux feuilles de service qui lui sont exclusivement réservées. Il ne verra pas les autres tâches susceptibles de contenir des données sensibles.

Voilà, c'est tout pour les listes de contrôle. J'espère que ce n'était pas trop compliqué. Dans la prochaine section, nous aborderons en détail les feuilles de service. À bientôt !