Analyser les données et prendre des décisions relatives à un événement en fonction du profil des participants ne se fait pas à la légère. C'est comme comprendre les besoins de vos clients potentiels avant de lancer un produit.
Les événements doivent apporter des réponses, des solutions et des connaissances qui permettront au public de s'épanouir et de vivre une transformation positive. Or, il est impossible d'y parvenir sans connaître les besoins et les attentes de son public.
Il est essentiel de disposer d'informations sur les caractéristiques démographiques, les préférences et les besoins de vos participants pour segmenter l'audience et concevoir des expériences événementielles personnalisées. C'est pourquoi des recommandations telles que « adaptez l'événement aux besoins de vos participants » ou « concentrez-vous sur les principaux problèmes de vos invités » sont si courantes.
Cependant, en matière de collecte de données, « nous n'avons pas encore exploité tout le potentiel des technologies événementielles ». Autrement dit, il ne suffit pas de lancer une application pour découvrir comme par magie les besoins et les attentes des futurs participants. Nous avons besoin de sources de données diversifiées. Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons élaboré une liste d'étapes pour recueillir davantage d'informations et mieux comprendre les préférences et les besoins de vos participants.
Étape 1. Faites des recherches sur les réseaux sociaux avant, pendant et après l'événement.
Tenez-vous au courant des sujets de conversation de vos participants (potentiels) sur les réseaux sociaux. Faites des recherches pour identifier les hashtags les plus pertinents, les thèmes populaires et les discussions les plus intéressantes.
Découvrez les préoccupations des influenceurs du secteur et les opinions ou réactions de leurs abonnés. Plongez-vous dans une recherche approfondie sur les réseaux sociaux et collectez un maximum de données. Vous pourrez ainsi dresser une liste exhaustive des sujets d'actualité, des réactions et des centres d'intérêt, ainsi que des influenceurs clés (que vous pourrez ensuite inviter à votre événement). Grâce à ces données, vous obtiendrez les informations nécessaires pour planifier et organiser un événement centré sur les besoins, les préférences et les intérêts actuels de votre public cible.
Étape 2. Réalisez des sondages et interrogez vos participants potentiels.
Imaginons que vous souhaitiez écrire un e-book utile pour accompagner vos clients. Vous disposez d'une mine d'informations, mais vous ne savez pas lesquelles sont les plus pertinentes pour vos lecteurs potentiels. Leur envoyer un sondage pour recueillir leur avis semble une solution judicieuse, n'est-ce pas ?
Alors pourquoi ne pas faire de même pour votre prochain événement ? Si vous disposez déjà d'une liste de diffusion suite à votre événement précédent et que ces personnes constituent votre principal public cible, demandez-leur ce qu'ils pensent que votre prochain événement devrait aborder. Même quelques réponses pourraient vous apporter des informations précieuses sur les préférences ou les problèmes de vos invités, vous permettant ainsi d'adapter votre prochain événement à leurs attentes.
Étape 3. Exploiter les données des événements précédents
Que faites-vous de toutes les données collectées par le passé ? Vous les archivez probablement, n'est-ce pas ? Pourtant, pourquoi ne pas les analyser, en tirer des conclusions et les vérifier au besoin ? Si vous utilisez un logiciel ou une application de gestion d'événements, assurez-vous de bien comprendre comment suivre les participants et comment fonctionne la collecte de données.
Étape 4. Configurer un formulaire d'inscription intelligent
Choisissez judicieusement les champs de votre formulaire d'inscription. Bien conçu, ce formulaire vous permettra de mieux connaître votre public. Imaginons que vous envisagiez de remplacer les séances de réseautage traditionnelles par une série de rencontres B2B pour vos invités. Pour garantir le succès de cette initiative, intégrez au formulaire d'inscription un champ demandant aux participants ce qu'ils recherchent ou ce qu'ils ont à offrir lors de l'événement. Ces informations vous aideront à organiser les rencontres les plus pertinentes entre les participants, en faisant correspondre l'offre à la demande.
Étape 5. Sondage en direct auprès des participants pendant l'événement.
L'un des meilleurs moyens de comprendre vos participants est de réaliser des sondages en direct pendant les présentations. Déterminez le type de données que vous souhaitez recueillir et préparez une série de questions (avec plusieurs réponses possibles). Ensuite, demandez à l'animateur (ou à l'orateur) de lancer un sondage en direct pendant la présentation et encouragez les participants à répondre. En fonction de vos questions, vous disposerez des données nécessaires pour améliorer l'expérience de vos participants et, peut-être, organiser un événement encore plus réussi la prochaine fois.
Dernières réflexions
Il existe de nombreuses façons de recueillir des données sur les préférences et les besoins de vos participants (potentiels). Des sondages en direct aux enquêtes préalables à l'événement, vous disposez d'une gamme d'outils pour tout savoir sur votre public. Le défi consiste maintenant à déterminer le type d'informations recherchées et comment celles-ci vous permettront d'offrir une meilleure expérience à vos participants.
