La plupart des planificateurs d'événements ne sont pas recrutés pour ce poste. Ils le deviennent par accident, le jour où quelqu'un s'approche de leur bureau et leur dit : « Tu es doué pour ce genre de choses, tu pourrais t'occuper de la journée clients ? » Ou de la sortie d'équipe. Ou de la fête de Noël, du lancement de produit, du 20e anniversaire.
La personne derrière ce bureau n'était pas planificateur d'événements. C'était un responsable de bureau, un spécialiste du marketing, un assistant de direction, un responsable commercial qui avait un après-midi de libre. Et maintenant, cette personne doit organiser un événement, en plus du travail pour lequel elle avait été recrutée. Si cette personne, c'est vous, cet article est pour vous. Une enquête récente menée en Australie et en Nouvelle-Zélande a révélé que 87 % des organisateurs planifiaient des événements en plus de leurs fonctions principales. Rien ne laisse penser que la situation soit différente en Europe et aux États-Unis. La plupart des événements dans le monde sont organisés par des personnes qui ne se présenteraient jamais comme « planificateur d'événements » sur LinkedIn.
Ce n'est pas un problème en soi. Les planificateurs à temps partiel organisent chaque semaine de très bons événements. Le problème, c'est que personne ne leur a jamais dit quelles parties du travail sont risquées. Les planificateurs à temps plein n'ont pas plus de talent, ils ont des cicatrices, et ces cicatrices se sont transformées en habitudes. Cinq de ces habitudes font l'essentiel du travail. Aucune ne nécessite d'expérience. Toutes nécessitent de s'y prendre tôt.
Première habitude : planifiez à rebours à partir de la date de l'événement, et non en avançant à partir d'aujourd'hui
Le planificateur improvisé ouvre un document et commence une liste de tâches. Réserver le lieu, envoyer les invitations, organiser la restauration, commander les badges nominatifs. Cela semble productif, et c'est la première erreur, car une liste de tâches ne tient pas compte du temps. Tout y semble aussi urgent, ce qui signifie que rien ne l'est.
Les professionnels font l'inverse. Ils partent de la date de l'événement et remontent le calendrier, en se posant une question à chaque étape : qu'est-ce qui doit être prêt à cette date pour que la prochaine étape puisse avoir lieu ? Le traiteur a besoin du nombre définitif de participants 10 jours à l'avance. Pour connaître ce nombre, il faut clôturer les inscriptions. Pour clôturer les inscriptions, il faut envoyer une invitation six semaines plus tôt. L'invitation nécessite un lieu, une date et un programme, ce qui signifie que le lieu a été réservé avant que tout le reste existe.
Une fois les choses écrites ainsi, votre événement n'est plus une liste. C'est une chaîne, qui comporte un chemin critique : la courte séquence de dates dont dépend tout le reste. Il n'y en a généralement que cinq ou six. Confirmation du lieu. Envoi des invitations. Clôture des inscriptions. Communication du nombre définitif aux fournisseurs. Date limite pour l'impression et la signalétique. Jour de l'installation. Si vous en manquez une, tout l'événement est décalé. Si vous manquez n'importe quelle autre échéance, vous pouvez vous rattraper.
Inscrivez ces cinq ou six dates dans un calendrier avec des rappels cette semaine. Si vous préférez une structure qui comprend déjà des responsables de tâches et des échéances, et qui sait comment les événements s'organisent, un outil de gestion de projets événementiels peut vous aider. L'important, ce n'est pas l'outil. C'est de savoir aujourd'hui quelles dates ne peuvent pas être déplacées.
Deuxième habitude : une seule personne responsable par décision
La phrase la plus courante dans un projet événementiel qui déraille est : « Nous devons encore décider pour la restauration. » Le mot qui pose problème, c'est « nous ». Une décision confiée à un groupe n'appartient à personne, et elle traîne jusqu'à ce qu'elle entre en collision avec une échéance. À ce moment-là, quelqu'un la prend à la hâte et sans réfléchir.
Les professionnels attribuent chaque décision en suspens à une seule personne nommément désignée, avec une date limite. Pas à la personne qui fera le travail, mais à celle qui a le pouvoir de dire oui. Pour beaucoup d'événements d'entreprise, ce sont des personnes différentes, et c'est dans l'écart entre elles que les semaines disparaissent. Votre PDG voudra peut-être approuver l'intervenant principal. Très bien. Dans ce cas, inscrivez le nom du PDG à côté de cette décision, avec la date, et relancez-le comme vous le feriez pour n'importe quel fournisseur.
Tenez un bref registre des décisions : la décision, la personne responsable, la date limite, puis, une fois la décision prise, ce qui a été décidé et quand. Cela prend cinq minutes par semaine à mettre à jour. Cela vous évite la conversation, trois semaines avant l'événement, où une personne haut placée vous dit : « Je n'ai jamais accepté ça », sans que vous ayez aucun moyen de prouver le contraire.
Troisième habitude : considérez chaque chiffre comme périssable
Le nombre de participants est le chiffre le plus important de votre événement, et il est faux dès que vous le notez. Il est faux le jour où vous réservez le lieu, car l'invitation n'a pas encore été envoyée. Il est faux de clôturer les inscriptions la semaine précédente, car des personnes s'inscrivent sans venir. Il est faux le matin de l'événement, car certaines personnes qui avaient dit qu'elles ne viendraient pas se présenteront quand même.
Les planificateurs expérimentés ne gardent jamais un seul chiffre en tête. Ils en suivent trois : invités, inscrits, présence prévue. Le dernier est le seul qui compte pour votre traiteur, votre lieu et votre budget, et il est toujours inférieur au deuxième. Selon le type d'événement, selon que la participation est gratuite ou payante et selon le délai entre l'inscription et l'événement, le taux d'absence aux événements d'entreprise gratuits peut largement dépasser un quart des inscrits. Quiconque a organisé un petit-déjeuner-conférence gratuit connaît la sensation de se retrouver avec cinquante badges nominatifs et trente-deux personnes.
Prévoyez donc cet écart dans votre plan. Commandez la restauration en fonction du nombre de participants attendus, et non des inscrits. Demandez à votre lieu quelle est la date limite pour communiquer le nombre définitif et combien il en coûtera de l'augmenter ou de le réduire après cette date. Envoyez un rappel deux jours avant, en demandant aux participants de confirmer ou d'annuler, et précisez clairement qu'il n'y a aucun problème à annuler, vous préférez le savoir. Ensuite, faites une chose que la plupart des planificateurs à temps partiel ne font jamais : notez les chiffres des inscriptions et de la présence réelle après l'événement. Au bout de deux ou trois événements, vous connaîtrez votre propre taux d'absence, et il sera plus précis que n'importe quelle moyenne du secteur.
Si vous gérez les inscriptions dans un tableur, cela peut fonctionner un certain temps. Quand cela ne suffit plus, généralement autour de la deuxième fois où vous vous demandez « Est-ce qu'elle avait dit qu'elle venait ou pas ? », un logiciel d'inscription avec enregistrement à l'entrée, comme Tickets by eventplanner.net, vous donne automatiquement les trois chiffres. Mais encore une fois : l'habitude compte plus que le logiciel.
Quatrième habitude : le jour de l'événement, c'est un travail différent, alors rédigez la feuille de déroulé
Tout ce qui précède le matin de l'événement relève de la gestion de projet. Le jour même, il s'agit d'assurer les opérations, et cela repose sur un document différent. Les planificateurs l'appellent feuille de déroulé ou feuille de service, et c'est ce qui distingue le plus clairement les personnes qui ont déjà organisé un événement de celles qui ne l'ont jamais fait.
Une feuille de déroulé décrit l'événement minute par minute, de la première livraison au départ de la dernière personne. Chaque ligne indique une heure, ce qui se passe, qui en est responsable et où se trouve cette personne. Le fournisseur audiovisuel arrive à 07 h 30, et non « dans la matinée ». Vous informez le PDG dans la salle verte à 08 h 40, et non « avant le début ». Le lieu renouvelle le café à 10 h 15, après que quelqu'un l'a confirmé auprès du lieu.
Elle comporte aussi une colonne que la plupart des débutants oublient : les numéros de téléphone. Ceux de chaque fournisseur, de chaque intervenant, du responsable de service du lieu, de la personne qui a la clé du local de stockage. Le jour de l'événement, vous n'aurez pas le temps de chercher ces informations. La feuille de déroulé est envoyée à toutes les personnes qui ont un rôle, deux jours à l'avance, et elle est imprimée, car à 07 h 30 dans une zone de chargement, le Wi-Fi n'est pas votre allié.
La rédiger vous oblige à vous poser les questions que vous n'avez pas encore posées. Qui accueille l'intervenant à la réception ? Que fait-on des manteaux ? Qui a décidé si les portes ouvrent à 08 h 30 ou à 08 h 45, et le lieu en a-t-il été informé ? La moitié de l'intérêt d'une feuille de déroulé tient aux lacunes que vous découvrez en la rédigeant. Si vous ne les aviez pas repérées trois semaines à l'avance, elles vous auraient rattrapé.
Un tableur convient très bien. Si vous voulez un modèle qui comporte déjà les bonnes colonnes et permet à chacun de ne voir que ses propres lignes, le logiciel Feuilles de service est conçu exactement pour cela.
Cinquième habitude : prévoir une ligne pour les imprévus et décider qui peut engager cette somme
Demandez à un planificateur improvisé quel est le budget de son événement, et il vous donnera un chiffre. Demandez-lui ce qu'il comprend, et la réponse se termine souvent par « ... et je crois que c'est tout ». Ce n'est jamais le cas. Il y a le technicien audiovisuel supplémentaire exigé par le lieu. Les exigences alimentaires communiquées après la confirmation de la restauration. La signalétique qu'il a fallu réimprimer parce que quelqu'un a changé le titre du programme. Le parking. Il y a toujours le parking.
Les professionnels prévoient ce qu'ils ne savent pas encore. Une réserve d'environ 10 % pour un événement d'entreprise simple, davantage pour tout événement en extérieur, tout programme complexe ou tout événement que vous n'avez jamais organisé. Ce n'est pas une marge superflue. C'est reconnaître honnêtement que vous ne savez pas encore tout, au moment où il est le moins coûteux de l'admettre.
La deuxième partie de cette habitude compte autant que la première : décidez à l'avance qui peut engager la réserve, et jusqu'à quel montant, sans demander d'autorisation. Le jour de l'événement, le traiteur vous dira que le four du lieu ne fonctionne pas et qu'il peut faire venir un équipement mobile pour quelques centaines d'euros. Vous devez pouvoir dire oui en trente secondes. Si la réponse est « Je dois vérifier avec le service financier », vous avez un problème qu'aucune planification ne peut résoudre.
Tenez le budget à jour et indiquez pour chaque ligne si le montant est estimé, proposé ou facturé, afin de voir à tout moment quelle part reste incertaine. Un tableur peut le faire. Si vous organisez plusieurs événements par an, ou plusieurs versions du même budget au fil des changements du programme, le logiciel Budgets synchronise les versions pour que le chiffre que vous présentez à votre responsable soit bien le chiffre réel.
L'habitude à prendre après l'événement
Il existe une sixième habitude, celle qui transforme un planificateur à temps partiel en bon planificateur. Dans les 48 heures suivant l'événement, tant que tout est encore frais et avant l'envoi des e-mails de remerciement, prenez vingt minutes pour dresser trois listes : ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé et ce que vous feriez différemment. Ajoutez les chiffres : invités, inscrits, participants, budget prévisionnel et dépenses réelles.
Personne ne vous demandera ce document. Personne dans votre entreprise ne le lira. Mais dans onze mois, quand quelqu'un s'approchera à nouveau de votre bureau et vous dira « Ça s'est très bien passé l'année dernière, tu pourrais… », vous l'ouvrirez, et vous serez la personne dans la pièce qui sait déjà combien la restauration a réellement coûté et combien de personnes sont vraiment venues au petit-déjeuner-conférence gratuit. Voilà ce qu'est l'expérience. Ce ne sont que des notes, conservées.
La version en une page
Cinq ou six dates critiques dans un calendrier, cette semaine. Une personne nommément désignée et une date limite pour chaque décision en suspens, consignées dans un registre. Trois chiffres de participation, avec une commande de restauration basée sur le plus bas. Une feuille de déroulé avec les heures, les noms, les lieux et les numéros de téléphone, imprimée et envoyée deux jours avant. Une réserve d'environ 10 %, et une réponse écrite à la question de savoir qui peut l'engager. Et vingt minutes avec un carnet, deux jours après l'événement.
Rien de tout cela ne demande de compétence particulière. Il faut simplement le faire avant la semaine où vous en aurez soudain besoin. Les personnes qui organisent des événements dans le cadre de leur métier ne sont pas plus calmes que vous le jour J. Elles ont simplement déplacé l'essentiel de la panique un mois plus tôt, quand cela coûte moins cher.
Et sachez reconnaître quand ce n'est pas à vous d'organiser l'événement
Une dernière habitude, et c'est celle qui demande le plus d'assurance : savoir quand s'arrêter. Les cinq habitudes ci-dessus vous permettront de gérer une journée clients pour soixante personnes ou une sortie d'équipe dans un hôtel. Elles ne suffiront pas pour un lancement de produit réunissant 400 invités, avec une retransmission en direct, un animateur célèbre et un PDG dont le nom figure dans le communiqué de presse. À un moment donné, l'organisation d'un événement cesse d'être une tâche qu'on vous a confiée et devient un métier auquel d'autres personnes se forment pendant des années.
La question à vous poser est simple. Si les choses tournent mal, qu'est-ce que cela coûte, en argent, en réputation, lors de votre prochaine conversation avec ce client ? Si la réponse vous met mal à l'aise, c'est le moment de faire appel à une agence événementielle professionnelle. Non pas parce que vous n'en êtes pas capable, mais parce que les honoraires d'une agence sont un montant connu, contrairement au coût d'un événement qui tourne mal. Vous en resterez responsable. Simplement, vous le serez aux côtés de quelqu'un qui a déjà vu un four tomber en panne et qui a le numéro de l'équipement mobile dans ses favoris.
Ce n'est pas un échec de la part du planificateur d'événements improvisé. C'est la première chose que les professionnels apprennent.
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