Dessinez l'intégralité du plan de votre événement, à l'échelle, dans notre logiciel événementiel.

La semaine dernière, vous nous avez demandé si Seating pouvait gérer l'aménagement complet d'un événement. Ce n'était pas le cas. Désormais, c'est possible : dessinez votre salle à l'échelle, tracez les murs, placez le bar et la scène, et envoyez un seul plan à tous les intervenants. Disponible en version bêta pour les utilisateurs d'eventplanner.PRO.

La semaine dernière, nous avons lancé Seating, et les messages ont commencé à affluer quelques jours plus tard. Les organisateurs apprécient de pouvoir placer les invités sur un plan visuel, mais plusieurs d'entre eux ont posé la même question : « C'est génial, peut-on aussi l'utiliser pour la conception de schémas d'événements ? Pour l'agencement complet de l'événement ? »

La semaine dernière, la réponse honnête était non. Le système de placement savait ce qu'était une table, une rangée et un client. Il ignorait ce qu'était un mur ou où devait se trouver le bar. Cela nous a fait réfléchir. Alors on s'y est mis. Et maintenant, ça fonctionne.

Du plan de salle au plan d'étage

L'idée derrière cette mise à jour est simple : dessiner votre lieu à l'échelle, y inclure tous les éléments, et envoyer le plan aux personnes chargées de la construction.

Lors de l'organisation d'un événement, le placement des invités ne représente que la moitié du travail. Il faut également tenir compte de l'emplacement du bar (par exemple, s'il bloque l'accès aux issues de secours), de la distance d'un mètre et demi entre les tables pour faciliter le passage des serveurs, et des informations à transmettre à la salle pour que tous les participants disposent de la même configuration. Un plan de table ne peut pas répondre à toutes ces questions. Un plan d'aménagement, en revanche, le peut.

Commencez par le dessin du lieu.

La plupart des salles vous fourniront un plan au format PDF ou image. Vous pouvez ensuite glisser-déposer ce fichier directement sur la zone de travail comme calque d'arrière-plan (PDF, PNG ou JPG).

Ensuite, effectuez un premier étalonnage : cliquez sur deux points distants d'une distance connue, saisissez la distance réelle, et tous vos dessins seront désormais à l'échelle. Tracez les murs et les éléments fixes par-dessus, et votre plan correspondra au bâtiment réel plutôt qu'à une simple estimation.

Murs, portes et coins qui se comportent

Les éléments structurels sont dessinés conformément au plan de l'architecte : murs droits et courbes de l'épaisseur et de la longueur que vous avez définies, et angles arrondis avec un angle précis.

Les portes sont fixées à un mur. Glissez une porte sur un mur : elle crée sa propre ouverture. Déplacez le mur : la porte se déplace avec lui. Besoin d’une double porte ? Dupliquez la porte et inversez simplement la charnière.

Tout ce qui occupe de l'espace au sol

Au-delà des tables et des chaises, un catalogue complet d'éléments est désormais disponible : bar, buffet, scène et piste de danse ; circulation (entrée, sorties de secours, passages libres) ; et éléments de décoration (plantes, etc.), pour une harmonie parfaite entre le plan et la salle. Modifiez les couleurs et ajoutez des icônes si nécessaire. Le catalogue s'enrichira progressivement d'autres éléments à intégrer au plan de l'événement.

La barre latérale répertorie chaque élément du plan, qui sert également de liste de commande pour votre fournisseur de location.

Mesuré, non dessiné

C'est ce qui transforme un croquis en un plan exploitable. Placez des repères de cote qui resteront sur le dessin et s'imprimeront avec, ou utilisez l'outil de mesure pour une mesure rapide et précise. Lorsque vous déplacez un élément, les distances en temps réel à ses voisins les plus proches s'affichent.

L'alignement sur la grille est activé par défaut et peut être désactivé pour un contrôle plus précis. Les éléments s'alignent automatiquement les uns sur les autres, ce qui permet d'aligner une rangée de tableaux sans avoir à les décaler constamment.

Un plan, quatre façons de le remettre

Un plan n'est utile que s'il parvient aux personnes chargées de son exécution. C'est pourquoi nous vous proposons quatre options, la plupart des événements en combinant plusieurs. Vous pouvez donner accès au logiciel à une personne, avec des paramètres par individu : lecture, impression et possibilité d'annoter. Ainsi, votre responsable de salle ou de production obtient la salle sans même avoir accès à la liste des invités. Vous pouvez également joindre le plan à un briefing fournisseur ; il sera alors transmis avec les instructions que vos fournisseurs reçoivent déjà et restera à jour pour tous, y compris dans l' application eventplanner.net, pendant qu'ils sont sur place.

Et pour ceux qui ne se connecteront jamais, il existe un document concret : téléchargez la mise en page au format PDF, nette à tous les niveaux de zoom, imprimable directement depuis votre navigateur.

À suivre : un catalogue de plans de salles de spectacles

Reproduire le plan de votre lieu ne prend que quelques minutes, mais nous préférons que vous les consacriez à votre événement. Voici donc notre prochain projet : un catalogue de plans de salles prêts à l'emploi. Choisissez votre lieu, et ses pièces s'afficheront automatiquement à l'échelle sur la carte. Vous dessinez l'événement, pas la salle.

Vous gérez un lieu événementiel ? Inscrivez-vous dès maintenant et votre plan sera parmi les premiers que les organisateurs pourront consulter. Ainsi, chaque événement prévu dans votre espace sera basé sur votre plan officiel et non sur une approximation. Contactez-nous et nous intégrerons vos plans.

Encore en version bêta – continuez à nous faire part de vos idées !

La fonctionnalité de placement reste en version bêta et est accessible à tous les abonnés d'eventplanner.PRO. Cette mise à jour a été entièrement réalisée grâce aux retours des organisateurs qui nous ont fait part de leurs besoins dès la première semaine. Alors, n'hésitez pas : dessinez votre salle, organisez votre événement et envoyez-nous vos commentaires directement depuis l'outil. Vous avez déjà contribué à l'évolution de la fonctionnalité de placement. Recommencez !

La fonctionnalité de création de diagrammes d'événements est désormais disponible en version bêta pour les abonnés à eventplanner.PRO, au sein de notre suite logicielle événementielle qui comprend également la billetterie, les listes de contrôleles fournisseursles briefings et les budgets. Vous n'êtes pas encore abonné à la version PRO ? C'est le moment idéal pour passer à la version supérieure.