Un plan de salle visuel unique qui place vos invités, guide vos participants et fournit des instructions à votre personnel d'accueil. Disponible dès maintenant en version bêta pour les utilisateurs d'eventplanner.PRO.
Tout organisateur d'événement avec places assises connaît le rituel. Un tableau Excel avec les numéros de table. Un plan de salle imprimé, annoté de trois couleurs différentes. Un message tardif du traiteur demandant qui est assis à la table 14. Et pour un spectacle payant, même question de l'autre côté : les spectateurs qui veulent savoir où ils seront assis avant de s'inscrire, et l'organisateur qui ne peut pas encore leur répondre.
L'outil « Placement », nouveauté d'eventplanner.net, remplace tout cela par un plan de salle unique et visuel, synchronisé avec votre liste d'invités et votre billetterie. Vous dessinez la salle une seule fois, et dès lors, tout, du placement des invités à l'affichage des numéros de siège sur le lecteur d'entrée, se base sur ce même plan.
Elle est lancée aujourd'hui en version bêta pour les abonnés d'eventplanner.PRO. Nous recherchons des organisateurs pour la tester.
Un outil, deux façons de s'asseoir
Le placement des personnes est géré différemment selon que c'est vous ou vos participants qui décidez où elles s'assoient.
Pour les événements avec liste d'invités (mariages, galas, remises de prix, etc.), c'est vous qui décidez. Glissez les invités sur le plan de salle. Les invités qui n'ont pas encore répondu apparaissent comme des places réservées, ce qui vous permet d'esquisser l'agencement de la salle avant même la réception de la dernière confirmation. Si une personne décline son invitation, sa place se libère automatiquement : fini les noms à rayer sur une feuille imprimée !
Pour les événements payants, vos participants choisissent leurs places lors de l'achat de leurs billets. Le système propose les meilleures places côte à côte disponibles ; le participant peut ajuster sa sélection sur le plan, et un compte à rebours confirme sa réservation pendant qu'il finalise sa commande. L'outil de sélection est compatible avec les appareils mobiles, y compris le zoom par pincement, et la logique d'agencement évite de laisser des places isolées et peu pratiques disséminées dans la salle. La billetterie sur eventplanner.net est disponible gratuitement dès aujourd'hui pour les événements ; la billetterie payante sera disponible plus tard cette année, et le système de gestion des places est compatible dès le départ.
Vous pouvez même combiner les deux dans un même événement : une tribune avec places assises à côté d'une fosse debout à admission générale, chacune avec ses propres types de billets.
Conçu comme un plan d'étage, et non comme un formulaire
Au cœur de Seating se trouve un concepteur par glisser-déposer. Tables rondes, rectangulaires et carrées, rangées de sièges… sans oublier les éléments de décoration comme un bar, une cabine de DJ ou une piste de danse, pour un plan qui reflète fidèlement votre salle.
La numérotation est gérée automatiquement. Chaque tableau et chaque ligne reçoit un numéro unique, et les lignes peuvent suivre une numérotation de type théâtre (pair/impair). Vous préférez vos propres étiquettes ? Vous pouvez les modifier manuellement.
Certains sièges ne devraient tout simplement pas être disponibles : le siège derrière un pilier, un siège cassé, un siège en attente de production. Marquez-les comme bloqués, et ils disparaîtront de la sélection et de vos statistiques de capacité.
Le siège est inclus dans le billet.
Une fois qu'un participant a choisi son siège, cette information le suit partout : sur le courriel de confirmation, sur le billet PDF et sur le lecteur de billetterie. Le personnel à l'entrée voit « Rangée A, siège 12 » dès le passage au lecteur ; pas de liste séparée, pas d'appel radio à la billetterie.
Pendant ce temps, vous suivez le remplissage de la salle en direct. L'affichage du taux d'occupation indique qui a réservé quelle place, avec un total cumulé des places réservées, libres et bloquées. Au moment de briefer votre équipe, imprimez le plan de salle avec les noms ou exportez la liste complète des places (par table, par siège) vers Excel. Encore plus simple : votre équipe peut tout simplement consulter l' application eventplanner.net !
Actuellement en version bêta – et nous aimerions votre aide
La fonctionnalité de placement est disponible en version bêta pour tous les abonnés d'eventplanner.PRO. Comme son nom l'indique, il s'agit d'un outil nouveau, encore en développement, dont les utilisateurs actuels contribueront à son évolution future.
Voilà ce que nous vous demandons. Si vous organisez un mariage, un gala, une conférence ou un spectacle avec places assises dans les prochains mois, ouvrez l'outil de placement de votre événement, dessinez votre salle et simulez votre événement. Ensuite, dites-nous tout : ce qui a été facile, ce qui a posé problème et ce que vous souhaiteriez pour la suite. Vous pouvez nous faire part de vos commentaires directement depuis l'outil.
Votre feuille de calcul a bien mérité sa retraite. Aidez-nous à faire en sorte qu'elle ne revienne jamais.
La gestion des places assises est désormais disponible en version bêta pour les abonnés d'eventplanner.PRO, au sein de notre logiciel événementiel, au même titre que la billetterie, les listes de contrôleles fournisseursles briefings et les budgets. Vous n'êtes pas encore abonné à la version PRO ? C'est le moment idéal pour passer à la version supérieure.
Source: Photo: AI background, real screenshot
