Les listes de contrôle vous permettent désormais de suivre les tâches, et non plus seulement de les gérer.

Tout organisateur d'événements connaît cette sensation. Vous avez confié une tâche – réserver l'équipe audiovisuelle, briefer le traiteur, finaliser le déroulement – ​​à une personne parfaitement compétente. Mais vous avez tout de même besoin de savoir comment ça se passe. Non pas par manque de confiance, mais parce que la responsabilité vous incombe.

Alors, que faire ? Vous les contactez sur Slack. Vous posez la question lors d'une réunion quotidienne. Vous jetez un œil au document en espérant que la date de dernière modification soit utile. Aucune de ces solutions n'est viable à grande échelle. Et toutes ces méthodes compliquent inutilement le travail de la personne qui l'effectue.

Il existe une meilleure façon de rester informé : concentrez-vous sur la tâche, et non sur la personne.

Nous venons d'ajouter la fonction « Observateur » à Checklists (notre outil de gestion de projet ) dans notre logiciel événementiel. Si une tâche ne vous incombe pas, mais que vous souhaitez suivre son évolution, ajoutez-vous comme observateur. Vous serez notifié de tout changement, sans pour autant prendre en charge la tâche ni interrompre son responsable. Vous pouvez également ajouter d'autres observateurs : un client qui souhaite être informé de la confirmation de son fournisseur principal, un responsable qui surveille une étape cruciale, ou un collègue qui doit intervenir dès la validation de votre tâche.

C'est une petite fonctionnalité qui change tout. Les observateurs transforment une liste de tâches privée en un flux transparent de progression pour tous ceux qui y sont impliqués. Le propriétaire de la tâche en reste responsable. Mais les personnes concernées n'ont plus à s'en préoccuper.

Voici quelques endroits où cela se justifie :

• Tâches que vous avez déléguées mais dont vous êtes responsable au niveau du conseil d'administration ou du client.
• Dépendances inter-équipes, où la tâche « terminée » d'une personne débloque le « début » d'une autre.
• Éléments critiques du chemin que vous ne souhaitez pas microgérer, mais que vous ne pouvez absolument pas manquer.
• Les parties prenantes qui ne devraient pas se voir confier la tâche, mais qui devraient être informées de son évolution.

Essayez-le lors de votre prochain événement. Moins de questions, plus d'actions.