Tous ceux qui organisent des événements connaissent ce moment. La planification est presque terminée, les fournisseurs sont confirmés, le planning est prêt… et puis vient la réunion d’information.
Du jour au lendemain, vous vous retrouvez à rédiger des courriels aux traiteurs, techniciens, hôtes, agents de sécurité, intervenants, équipes de production, bénévoles et à des dizaines d'autres intervenants. Chaque message requiert des informations légèrement différentes. Chaque fournisseur a besoin d'une version différente. Et si quelque chose change, ce qui est presque toujours le cas, vous devez envoyer des mises à jour.
En un rien de temps, plusieurs versions du briefing circulent. On se transfère des courriels obsolètes. Quelqu'un a raté une information importante. Et le jour de l'événement commence dans une confusion inutile.
Ça vous dit quelque chose ?
C’est précisément ce problème qui nous a incités à créer le nouveau module Briefings du logiciel événementiel eventplanner.net, et vous pouvez dès maintenant vous inscrire à un accès bêta anticipé limité pour être parmi les tout premiers à l’essayer.
Une seule séance d'information, parfaitement adaptée à chaque partie prenante
Au lieu de rédiger et de gérer manuellement des dizaines d'e-mails d'information différents, le nouveau module Briefings vous permet de créer un seul document structuré, composé de blocs de contenu flexibles. Il vous suffit d'ajouter les informations à partager et de choisir qui doit voir quelles parties.
Certains blocs sont visibles par tous les participants à l'événement. D'autres peuvent être réservés à des catégories spécifiques de prestataires : traiteurs, techniciens ou agents de sécurité, par exemple. Au besoin, vous pouvez même ajouter des blocs destinés à certains utilisateurs ou à des groupes d'utilisateurs.
Cela permet de transmettre très facilement les informations pertinentes aux bonnes personnes sans les submerger de détails non pertinents pour leurs fonctions.
Votre traiteur reçoit les informations nécessaires. Votre équipe de production obtient les détails techniques. Vos animateurs reçoivent les informations pertinentes à leur rôle. Chacun reçoit ce dont il a besoin, ni plus, ni moins. Ainsi, chacun reste concentré.
Toujours la dernière version, automatiquement
Une fois votre document d'information prêt, il vous suffit de le publier et de l'envoyer à toutes les parties prenantes. Dès lors, chacun a accès à la version la plus récente. En cas de modification, une seule mise à jour suffit : elle est immédiatement visible pour tous les intéressés. Fini les PDF obsolètes, les transferts interminables et les doutes quant à la réception des dernières informations. Tous les participants à votre événement ont toujours accès au document d'information le plus récent.
Intégré à vos feuilles de service
Ce qui rend ce nouvel outil encore plus performant, c'est son intégration étroite avec les autres outils de la plateforme eventplanner.net. Le briefing inclut automatiquement les lignes pertinentes de la feuille de réunion pour chaque intervenant, leur offrant ainsi une vue d'ensemble claire et complète de leurs obligations : où et quand ils doivent être présents, ainsi que leurs responsabilités.
Au lieu de jongler entre documents et courriels, chaque partie prenante reçoit un dossier d'information unique, clair et personnalisé contenant tout ce dont elle a besoin pour l'événement.
Il s'agit d'une nouvelle étape vers ce que eventplanner.net ambitionne de devenir : une plateforme unifiée de gestion d'événements qui simplifie les aspects opérationnels de l'organisation d'événements.
Soyez parmi les premiers à l'essayer
Le nouveau module Briefings entre actuellement en phase bêta et nous invitons les organisateurs d'événements à nous aider à le tester et à l'améliorer. L'accès à la bêta étant limité, si vous souhaitez être parmi les premiers à découvrir comment ce nouvel outil peut simplifier la communication de vos événements, vous pouvez dès maintenant vous inscrire sur la liste d'attente.
Inscrivez-vous ici pour accéder à la bêta anticipée.
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