Pour organiser un événement, vous devrez peut-être demander un ou plusieurs permis. Nous abordons ici les permis les plus fréquemment rencontrés par les organisateurs.
Les autorisations étant très variables selon les régions, nous n'entrerons pas dans les détails ici. Veuillez vous renseigner auprès de la ville ou de la commune où se déroule votre événement. Dans tous les cas, il est conseillé d'informer les autorités locales de l'organisation de votre événement. Dans certains cas, cela est même obligatoire.
Autorisation d'événement
Vous organisez un événement dans un lieu public ? Dans ce cas, vous pourriez avoir besoin d’un permis municipal. Pour les petits événements, une simple déclaration suffit parfois. Si votre événement a lieu sur ou près de l’eau, vous devez généralement communiquer avec la province ou l’autorité responsable du plan d’eau concerné.
Le titulaire de l'autorisation (généralement l'organisateur de l'événement) est responsable du maintien de l'ordre et de la sécurité des participants et des visiteurs sur le site de l'événement. L'autorisation précise les mesures que vous, en tant qu'organisateur, devez prendre pour assurer l'ordre public, la santé et la sécurité (incendie) pendant l'événement, ainsi que la procédure à suivre en cas d'incident. Un plan de sécurité, un manuel d'exploitation et/ou une analyse des risques peuvent être exigés.
Droit d'auteur et rémunération équitable
Lorsqu'il y a de la musique à votre événement, même de la musique d'ambiance, vous devez vous acquitter des droits d'auteur auprès de la Sabam (Belgique) ou de la Buma (Pays-Bas). Outre ces droits, une juste rémunération est également perçue pour les artistes-interprètes et les producteurs.
Nuisances sonores
La musique joue-t-elle un rôle important lors de votre événement ? Vos invités sont-ils bruyants ? Dans ce cas, vérifiez si une autorisation de nuisance sonore est requise. Ce document, relevant du permis environnemental, limite le niveau sonore maximal autorisé. Des mesures strictes sont prises la nuit et le dimanche, notamment à proximité des zones résidentielles, lorsque le niveau sonore autorisé est dépassé. Certains établissements sont donc équipés d'un limiteur de son.
Dans certains cas, une autorisation environnementale n'est pas requise. Ces dernières années, la réglementation relative aux normes sonores s'est durcie et il est conseillé de mesurer le niveau sonore (obligatoire pour les grands événements). De plus, les événements présentant un niveau sonore moyen de 95 décibels sur quinze minutes ou de 100 décibels sur une heure doivent obligatoirement distribuer gratuitement des protections auditives.
Installation des tentes, des scènes, des échafaudages et des tribunes
Lorsque vous installez une tente, une scène, un échafaudage ou une tribune, vous devez obtenir une autorisation de la mairie. Les pompiers devront inspecter les lieux et la structure et s'assurer de sa conformité aux normes de sécurité. Pour faire une demande de permis, vous devez fournir des informations détaillées telles qu'un plan de la tente, ses dimensions, son agencement, les matériaux utilisés, le nombre de participants, etc. Vous devez également indiquer les issues de secours et les voies d'évacuation.
Heure de fermeture
De nombreux lieux événementiels sont soumis à une heure de fermeture impérative. En tout état de cause, les riverains ne doivent pas être incommodés par l'événement et son public après 22h. Si vous souhaitez déroger à cette heure de fermeture, veuillez solliciter une autorisation écrite auprès des autorités locales.
Boissons fortes
Si vous souhaitez proposer des boissons alcoolisées, deux autorisations sont nécessaires : une autorisation de tireuse à bière et une autorisation de vente de spiritueux. En général, le lieu de l’événement possède déjà ces autorisations. Si ce n’est pas le cas, ou si vous organisez l’événement vous-même, vous devez faire la demande d’autorisation auprès de la mairie.
Alimentation électrique
La préparation des aliments est soumise à une réglementation stricte. Demandez toujours si le traiteur et les exploitants de food trucks possèdent les accréditations et permis nécessaires.
Feux d'artifice
Toute personne procédant à des tirs de feux d'artifice (professionnels) doit obtenir un permis de la municipalité ou de la province. Vous pouvez demander à l'entreprise de pyrotechnie de s'occuper de la demande de permis (formulaire 153 et assurance) pour vous (procédure accélérée). Par ailleurs, l'entreprise de feux d'artifice doit elle-même posséder les permis nécessaires pour être autorisée à tirer les feux d'artifice.
