Si vous choisissez de collaborer avec une agence événementielle, il est préférable de sous-traiter le projet en lançant un appel d'offres auprès de différentes agences. Quelles sont les règles ?
Un appel d'offres est une compétition entre plusieurs agences, chacune soumettant une proposition et un devis basés sur un cahier des charges détaillé. La rédaction de ce cahier des charges, qui doit au minimum inclure l'objectif, le public cible, le budget cible et les critères d'attribution, est votre travail préparatoire. Le concept le plus convaincant, accompagné du devis le plus attractif, remportera le contrat. Lors de la rédaction d'un appel d'offres, il est important de respecter quelques règles :
- Ne laissez pas plus de trois agences événementielles participer à l'appel d'offres. Ce nombre est suffisant pour faire un choix éclairé et éviter des coûts inutiles, tant pour vous que pour les agences participantes. Informez toujours une agence à l'avance du nombre d'agences événementielles que vous comptez solliciter afin qu'elle puisse évaluer si le risque de participer à cet appel d'offres lui semble acceptable. En effet, participer à un appel d'offres représente toujours un investissement important pour une agence. L'élaboration d'une proposition standard prend facilement deux à trois jours, et dans des cas extrêmes, les coûts peuvent atteindre 10 000 €.
- Définissez clairement les modalités de rémunération éventuelle pour la soumission de concepts dans le cadre d'une présentation. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est préférable que le client prenne en charge les frais préalables et approuvés que l'agence doit engager.
- Sauf accord préalable ou paiement d'honoraires, il existe un accord tacite stipulant que les droits de propriété intellectuelle sur les concepts créatifs proposés par une agence événementielle restent la propriété de cette dernière. Il est donc inacceptable de refuser une agence puis de s'approprier l'idée.
- Informez immédiatement toutes les agences événementielles participantes dès que vous aurez pris une décision et que le résultat sera connu.
Pour que l'ensemble du processus d'appel d'offres se déroule sans accroc et avec professionnalisme, le logiciel de gestion d'événements eventplanner.net est la solution idéale. Notre plateforme vous permet d'envoyer vos briefs et invitations aux agences événementielles de manière structurée, de centraliser la gestion des communications et des documents pour chaque agence, et de gérer facilement tous les prestataires impliqués. Ainsi, vous respectez les règles du jeu, évitez les malentendus et collaborez en toute transparence, du brief initial à l'attribution finale du contrat.
