Gestion des invités : comment le secteur événementiel aborde-t-il ce problème ?

La gestion des invités est désormais une pratique courante dans le secteur événementiel, mais quand commence-t-elle réellement ?

Avec notre enquête sectorielle, nous voulions savoir : quelle est l'importance de ce sujet en pratique, à quel point vous êtes satisfaits de vos processus et à quel stade vous commencez réellement à planifier de manière concrète ?

Les premiers résultats intermédiaires dressent un tableau clair :

94 % des personnes interrogées considèrent la gestion des invités comme une composante essentielle de l'organisation de leurs événements. L'inscription, l'accréditation et l'accueil ne sont plus perçus comme une simple formalité le jour J, mais comme un élément stratégique à part entière.

Il reste cependant une marge de progression : le taux de satisfaction moyen concernant leurs propres processus s’établit actuellement à 7,2 sur 10.

Les choses deviennent intéressantes lorsqu'on regarde la chronologie :

61 % intègrent la gestion des invités dans leur planification dès la phase de conception initiale.

39 % ne s'impliquent qu'une fois le concept de l'événement finalisé ou lorsque l'inscription est imminente.

Pourtant, les ajustements nécessaires au bon déroulement de l'événement sont souvent effectués des mois à l'avance. Qu'il s'agisse de l'orientation des participants, de la gestion des badges, des interfaces ou des points d'enregistrement : ceux qui intègrent ces éléments en amont s'épargnent du stress le jour J et peuvent procéder à des ajustements en toute flexibilité.

L'enquête étant toujours en cours, nous souhaitons affiner notre analyse, notamment du point de vue des entreprises. Nous sommes toujours à la recherche de vos retours d'expérience : quels processus sont indispensables pour vous ? Où les problèmes surviennent-ils le plus souvent au quotidien ?

Prenez 5 minutes, partagez votre point de vue et aidez-nous à générer de véritables informations pour le secteur :

Quelle importance accordez-vous à la gestion des clients ?

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Guest management has become established in the events industry, but when does it actually begin?

With our industry survey, we wanted to find out: how important is this topic in practice, how satisfied are you with your processes, and at what stage do you actually start planning in concrete terms?

The initial interim results paint a clear picture:

94 per cent of respondents see guest management as an integral part of their event planning. Registration, accreditation and check-in are no longer seen merely as a necessity on the day of the event, but are becoming an integral part of events as a strategic element.

There is still room for improvement, however: the average satisfaction rating with their own processes currently stands at 7.2 out of 10.

Things get interesting when we look at the timeline:

61 per cent factor guest management into their planning right from the initial concept phase.

39 per cent only get involved once the event concept is finalised or registration is imminent.

Yet the adjustments needed to ensure a smooth on-site experience are often made months in advance. Whether it’s participant guidance, badge logic, interfaces or check-in capacities: those who integrate these elements early on save themselves stress on the day of the event and can make flexible adjustments.

As the survey is still ongoing, we want to paint an even clearer picture – particularly from the companies’ perspective. We’re still looking for your real-world experiences: Which processes are indispensable for you? Where do things most often go wrong in day-to-day operations?

Take 5 minutes, share your perspective and help us generate real insights for the industry:

How important is guest management to you?