La planification et l'organisation d'événements exigent un niveau d'excellence, et une logistique irréprochable n'en est que la première étape. L'essence même de la conception d'événements est de proposer des expériences sur mesure qui favorisent une interaction authentique et des liens forts entre les participants.
Comme le soutient Joe Goldblatt, professeur à l’Université Queen Margaret d’Édimbourg, la nature même des événements permet aux gens de créer des liens significatifs à travers des activités et des intérêts partagés.
C'est pourquoi les professionnels de l'événementiel doivent comprendre et exploiter pleinement le potentiel d'une bonne disposition des sièges. Outre l'amélioration de l'expérience des participants, la planification et l'aménagement du lieu influenceront grandement les interactions entre vos invités.
Une conception efficace prendra en compte des aspects tels que l'emplacement privilégié des sièges (ou des tables), la configuration de la proximité des participants entre eux et des invités VIP, ainsi que le positionnement stratégique des influenceurs concernés.
Pour vous aider à naviguer dans tous ces aspects, nous avons rassemblé une série de recommandations sur la façon de concevoir une disposition des sièges pour un événement qui garantira l'interaction avec les invités.
Conseil n°1 : Choisissez le bon type de format d'interaction
En fonction de vos objectifs et du type de participants, vous devez définir une disposition spécifique pour votre événement. Souhaitez-vous que les participants interagissent avec les influenceurs du secteur et partagent leurs opinions et leur expertise ? Ou souhaitez-vous qu'ils tissent des liens lors d'activités de co-création ? Qu'attendez-vous précisément de ces interactions et quelle disposition souhaitez-vous adopter ?
Des espaces ouverts aux tables rondes, en passant par les aquariums et les cafés pro-action, les formats d'interaction pour les événements sont multiples. Pour favoriser les échanges, vous pouvez les répartir en petits groupes de discussion et, pendant l'événement, les inviter à interagir. Si vous souhaitez que les participants échangent à un moment donné, assurez-vous que la disposition des sièges favorise cet environnement. Enfin, pour favoriser la collaboration et les échanges informels, vous pouvez toujours opter pour une disposition en demi-cercle ou en demi-lune.
La seule chose que vous devez garder à l’esprit est l’intention que vous poursuivez et si vous serez en mesure de l’atteindre grâce au format d’interaction que vous avez choisi pour votre événement.
Astuce 2. Décidez du nombre facultatif d'invités par groupe/table
Si vous optez pour des tables rondes ou une disposition en demi-lune, vous devez connaître précisément le nombre de participants que vous pouvez accueillir par table. Dans leur article de recherche « Analyse des réunions : Résultats de la recherche et de la pratique », les auteurs Nicholas C. Romano, Jr. et Jay F. Nunamaker, Jr. ont étudié les résultats de différentes configurations de sièges.
Selon les chercheurs, le nombre de personnes par table influence grandement la qualité des interactions. Par exemple, si vous souhaitez que les participants développent leurs compétences en résolution de problèmes ou en prise de décision (en utilisant différents jeux pendant l'événement), ne placez pas plus de cinq personnes à chaque table.
En revanche, si vous souhaitez favoriser l'engagement grâce à des compétences d'identification de problèmes (par des défis, par exemple), il est conseillé d'avoir des tables plus grandes pour une dizaine de personnes.
Astuce 3. Mélangez et assortissez vos groupes de tables
Un aspect important à prendre en compte lors du choix du format de table ronde pour votre événement est de déterminer qui s'assoit à côté de qui. Pour une meilleure interaction, il est recommandé de mélanger les participants et d'essayer de placer aux mêmes tables ceux qui ne se connaissent pas déjà. Vous pouvez le faire avant l'événement en attribuant des tables et des numéros de siège spécifiques, ou pendant l'événement en encourageant les participants à se lever et à changer de place.
Évidemment, pour avoir plus de contrôle sur le format d’interaction, vous devriez prendre l’initiative et décider vous-même des groupes plutôt que de laisser les participants décider de s’asseoir à côté de personnes qu’ils connaissent déjà.
Astuce 4. Remontez le moral de tout le monde avec des activités engageantes
Pour favoriser les interactions, la disposition des sièges ne suffit pas. Pensez à proposer une série d'activités stimulantes. Cela permettra à chacun de se sentir plus à l'aise et de briser la glace. Créez une dynamique de co-création et créez des liens entre les participants tout en faisant quelque chose ensemble.
Des anecdotes amusantes (« Nommez cette chanson », par exemple) aux activités de bien-être (comme les méditations de groupe), en passant par l'artisanat et le théâtre improvisé, il existe une infinité de façons amusantes et créatives d'accroître l'interaction entre les participants.
(Remarque : le théâtre improvisé est une activité co-créative que vous pouvez utiliser pendant votre événement et qui s'articule autour de la narration. Vous pouvez former des groupes d'environ cinq personnes et demander à chaque personne de raconter une histoire en utilisant un seul mot. Une personne commence la première phrase avec un mot, puis la personne suivante construit sur cette phrase avec un mot, et ainsi de suite. L'action doit être répétée plusieurs fois. Même si vous pouvez vous retrouver avec une histoire idiote et absurde, c'est une activité amusante pour créer des liens.)
Astuce 5. Transformez votre événement en une expérience conversationnelle
Même si vous proposez un format d'interaction idéal, certains peuvent se sentir un peu timides ou réservés. Après tout, réseauter et interagir lors d'événements peuvent être très stressants pour certains. Bien sûr, tout le monde aime s'amuser, mais lorsqu'il s'agit de communication plus personnelle, certains peuvent se renfermer. Pour les aider à éviter ces moments de tension, vous devez cultiver l'interaction verbale en leur donnant suffisamment d'occasions de parler.
Par exemple, vous pouvez travailler avec le modérateur de l’événement pour élaborer une série de questions et encourager les gens à parler à la personne à côté d’eux ou à tout le monde à la table.
Le modérateur pourrait demander aux participants quelles sont leurs attentes par rapport à l’événement et ce qui les a motivés à y assister, quels sont, selon eux, les plus grands défis du secteur de nos jours, etc.
Réflexions finales
Le secret d'une disposition réussie des sièges ne réside pas seulement dans l'aménagement du lieu. Si les formats d'interaction sont essentiels pour captiver vos invités, il est également essentiel de comprendre certaines subtilités qui y contribuent.
Assurez-vous d'avoir des objectifs clairs et de savoir sur quelle base vous souhaitez que les participants interagissent. Soyez attentif à identifier les attentes de vos invités et à positionner les influenceurs clés aux tables.
Par ailleurs, ne vous attendez pas à ce que la disposition des sièges se fasse toute seule. Il est essentiel de motiver les participants grâce à des activités de cocréation et des exercices de communication qui susciteront l'engagement de tous.
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