Le divertissement ne se résume pas seulement à trouver de bons artistes. Vous devez également prendre en compte certains aspects pratiques. De quels permis avez-vous besoin ? Que faites-vous lorsqu’un artiste annule à la dernière minute ?
Avez-vous vraiment pensé à tout ? Nous vous aidons sur votre chemin avec cette « checklist de divertissement » tirée du livre EVENTPLANNER :
- Le divertissement devrait être inclus dans le script. Indiquez clairement quand les actes commencent et se terminent et s’il y a des pauses. Notez qui accompagne les artistes et qui s'occupe du montage et du démontage, de la logistique, des balances, etc.
- Demandez toujours la fiche technique des artistes afin de savoir quelle infrastructure vous devez prévoir. Avez-vous besoin d'une scène ? Quelle doit être la taille de la scène ? Fournissez-vous le matériel audiovisuel ou l'artiste s'en charge-t-il ? Comment se portent les instruments ?
- En plus de la fiche technique, vous recevrez également un rider de nombreux artistes. Il contient les souhaits et les exigences personnelles de l’artiste et de son équipe. Par exemple, certains artistes demandent de la nourriture ou des boissons spécifiques, un espace détente, une douche…
- Certains actes nécessitent une alimentation électrique importante. Vérifiez si l'infrastructure du lieu est suffisante et, si nécessaire, louez un générateur électrique.
- Avoir un bon plan A est une bonne chose, mais seulement lorsque tout va bien. Anticipez les changements en temps opportun et préparez-vous aux scénarios d’urgence. Vous pourrez alors gérer la pluie, les pannes de courant et les artistes malades. Discutez avec les artistes embauchés de ce qui se passera en leur absence et indiquez-le clairement dans le contrat.
- Demandez à temps les autorisations nécessaires en cas d'éventuelles nuisances sonores. Prévenez la Sabam (B) ou la Buma (NL) lorsque vous prévoyez des intermèdes musicaux et convenez de la personne qui sera responsable des droits d'auteur.
- Pensez également à la sécurité. Pour une représentation avec des artistes de renom, vous assurez un accompagnement et une sécurité fluides jusqu'à la scène. Pour les stars (inter)nationales, vous devrez peut-être prendre des mesures de sécurité supplémentaires sur et autour du lieu.
- Discuter de la possibilité de prolonger les représentations. Il n’y a rien de plus ennuyeux que de devoir interrompre brusquement un acte juste au moment où l’ambiance est bonne. Quelles sont les options et les coûts ? Comment une éventuelle extension s'intègre-t-elle dans votre script ?
- Discutez de qui fournira les vêtements des artistes. Par exemple, vous pouvez étendre le thème de l’événement aux vêtements des guides et des artistes. Discutez des options avec eux.
- Prévoir des loges suffisantes où les artistes peuvent se changer ou se détendre. Pensez aux porte-vêtements, aux miroirs, à la nourriture et aux boissons. Le cas échéant, demandez-leur s’ils sont prêts à partager les vestiaires.
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