Examinez le budget de n'importe quel événement, et vous y trouverez les mêmes postes de dépenses : salle, traiteur, audiovisuel, décoration, personnel, transport et marketing. Chaque euro est comptabilisé, chaque catégorie est soigneusement listée.
Ce que vous ne trouverez pas, c'est le principal coût de l'organisation d'un événement : le temps interne nécessaire à sa gestion.
Ce coût est rarement visible car il n'est jamais facturé. Il est intégré aux salaires, absorbé par les heures supplémentaires, dissimulé dans l'écart entre les heures planifiées et les heures réellement effectuées. Mais il est bien réel. Et pour la plupart des organisateurs d'événements, il provient de la même source : le système disparate d'outils qu'ils utilisent pour la planification.
Le véritable coût de la « gratuité »
Aujourd'hui, un organisateur d'événements jongle avec une demi-douzaine d'outils pour organiser un seul événement. Excel pour le budget, Pinterest pour l'inspiration, Google Sheets pour la liste des invités, Word pour le briefing, e-mails et WhatsApp pour la coordination des prestataires, une plateforme dédiée à la billetterie, et parfois même un outil de gestion de projet.
Chacun de ces outils est gratuit, ou presque. Et chacun d'eux vous coûte d'une manière qui n'apparaît jamais dans votre bilan.
Il y a le temps passé à jongler entre les applications : ouvrir des applications, trouver des fichiers, se rappeler quelle version est la plus récente. Il y a le temps passé à dupliquer des informations : copier les coordonnées d’un fournisseur d’un document à un autre, mettre à jour un numéro à trois endroits lorsqu’il change une seule fois. Il y a le temps consacré à la coordination : suivre l’évolution des informations, confirmer les envois et les destinataires, démêler les malentendus.
Et puis, il y a le coût des erreurs. Une version erronée du brief transmise à un fournisseur. Une mise à jour budgétaire effectuée dans le tableur, mais jamais communiquée au client. Une feuille de service qui ne correspond pas aux réservations effectuées.
Rien de tout cela ne figure au budget. Tout est à votre charge.
Où va réellement le temps
Si vous suiviez honnêtement les heures de travail d'un organisateur d'événements, vous constateriez qu'une part surprenante est consacrée à des tâches administratives plutôt qu'à la création. Reformater des documents pour différents publics. Rentrer les coordonnées du même fournisseur dans plusieurs systèmes. Essayer de se souvenir dans quel dossier se trouve le dernier moodboard.
C'est la partie du travail pour laquelle personne ne s'est lancé dans l'événementiel. Et c'est celle qui prend le plus d'importance à mesure que vos événements se complexifient.
En quoi l'intégration change-t-elle réellement ?
L'argument en faveur des logiciels événementiels intégrés ne repose pas sur la supériorité intrinsèque d'un outil en particulier par rapport à son équivalent autonome. Un bon outil de budgétisation reste un bon outil de budgétisation, qu'il soit intégré à une plateforme événementielle ou géré par Excel.
La différence réside dans ce qui se passe entre les outils.
Lorsque votre moodboard, votre liste de fournisseurs, votre feuille de route, votre budget et votre briefing sont tous centralisés et utilisent les mêmes données, la plupart des frictions disparaissent. Plus besoin de copier le fournisseur d'un outil à l'autre, puisqu'il y est déjà enregistré. Plus besoin de jongler avec deux versions du budget, puisqu'il n'y en a qu'une. Le brief est lié au fournisseur, le fournisseur est lié à la feuille de route, et la feuille de route est liée au budget. Mettez à jour un seul élément, et les autres restent synchronisés.
Ce n'est pas une fonctionnalité, c'est une architecture. Et c'est ce qui différencie un logiciel qui vous aide à planifier un événement d'un logiciel qui y participe par hasard.
Compter ce qui ne figure pas sur la feuille de calcul
Si vous évaluez les outils que vous envisagez d'utiliser, la question la plus utile à se poser n'est pas « Combien ça coûte ? » mais « Quel est le coût pour moi ? »
Les heures que vous gagneriez en travaillant avec un seul système connecté, plutôt qu'avec sept systèmes déconnectés, justifient presque toujours le choix. Ce sont des heures que vous pouvez consacrer aux aspects du travail qui façonnent réellement l'événement : le concept, l'expérience, les moments qui font que les gens se souviennent pourquoi ils sont venus.
C'est ce poste de dépense qui devrait être important.
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