Comment éviter les clichés liés aux événements et créer quelque chose de précieux

Comment éviter les clichés liés aux événements et créer quelque chose de précieux

Au fil du temps, nous avons cessé de penser par nous-mêmes et nous sommes trop concentrés sur le suivi des tendances. Ce n'est pas forcément une mauvaise chose, compte tenu de la vitesse vertigineuse des changements qui caractérisent notre secteur. Mais cela signifie également que nous courons le risque de tomber dans le piège des clichés et de ne pas être vraiment authentiques ou créatifs.


Qu'est-ce qu'un cliché ? En général, les clichés désignent des pratiques, des idées ou des éléments qui sont galvaudés au point de perdre leur impact et de devenir ennuyeux, voire irritants.


Un exemple classique de cliché dans le secteur de l'événementiel est de diffuser de la musique « chill » et « relaxante » avant les séances de formation. La musique de spa n'est pas appropriée pour un événement sérieux, mais beaucoup d'entre nous la font quand même.


Bien que ces clichés d’événements semblent être des éléments innocents qui accompagnent l’expérience des participants encore et encore, ils donneront à vos participants l’impression de faire partie du film Un jour sans fin. Cette façon de penser « par défaut » conduit à utiliser des clichés qui vous empêcheront d’être véritablement créatif et de vous concentrer sur la création de valeur pour vos invités.


Vous serez obligé de faire les mêmes choses de la même manière pour chaque événement, en pensant que c'est la bonne chose à faire, et en réduisant l'impact que vous souhaitez avoir sur vos participants. Pour éviter cela, nous avons dressé cette liste de clichés de planification et de la façon dont vous pouvez les éviter :



Cliché n°1. Tout est une question d'expériences « authentiques »

Lorsque vous planifiez un événement, vous devez toujours avoir à l'esprit les intérêts des participants. Cela ne fait aucun doute. Cependant, certains d'entre nous pourraient se donner beaucoup de mal pour concevoir des expériences expérimentales (et étranges) pour leurs invités.


Et même si l’intention derrière ces actions est noble (impressionner et ravir vos participants), la plupart du temps, les résultats peuvent être plus qu’ennuyeux.


Prenons par exemple l’utilisation de technologies coûteuses. Certains événements « à la mode » ont intégré des lunettes de réalité virtuelle dans le cadre de l’expérience de réseautage. Au lieu d’interagir en face à face avec d’autres participants, les participants portent des appareils de réalité virtuelle pour communiquer avec les mêmes personnes, mais dans un « environnement différent ».


Bien que ce soit un concept vraiment sympa, cette action n'apporte aucune valeur ajoutée à la conversation et, au lieu de fournir un environnement sûr et sans bruit pour potentialiser la communication entre les participants, elle n'a fait qu'ajouter encore plus de distractions.


C'est pourquoi, chaque fois que vous avez une idée brillante sur la façon de rendre votre événement plus intéressant ou « cool », arrêtez-vous et demandez-vous si votre idée enrichira réellement l'expérience de vos invités ou finira simplement par être un geste stupide qui compliquera leur expérience.



Cliché n°2. Personnaliser le programme de l'événement

Offrir à vos participants la possibilité de personnaliser une partie de leur expérience est une bonne chose. Cependant, si cette option est poussée à l'extrême, elle risque de submerger votre public.


Pensez à personnaliser le programme de votre événement. Il n'y a rien de mal à laisser les participants choisir entre deux ou trois ateliers différents, mais les choses peuvent mal tourner lorsque vos invités doivent créer leur propre programme et choisir entre des dizaines de sessions qui se déroulent simultanément.


Premièrement, cela créera un sentiment de manque. En choisissant d'assister à une session, les participants devront renoncer à cinq dynamiques tout aussi intéressantes. Deuxièmement, ils ne pourront pas se concentrer, car dans la plupart des cas, vos participants essaieront d'assister à toutes les sessions qu'ils aiment en même temps, en s'arrêtant à chacune d'elles pendant cinq à dix minutes chacune, puis en passant à la suivante.


Enfin, en participant à trop de sessions et en écoutant plusieurs intervenants, vos participants risquent d'avoir du mal à retenir des informations essentielles. Ils seront épuisés par la surabondance d'informations et auront plus de mal à se concentrer.


Alors, au lieu de les submerger avec trop d’options et un programme trop enrichi, réduisez le volume de contenu et proposez quelques séances de haute qualité avec moins d’options de personnalisation.



Cliché n°3. Il faut toujours captiver le public à tout moment

Certains professionnels de l’événementiel ont fait de l’engagement des participants leur mission de vie. Les sondages en direct, les jeux rapides, les interactions modérées pendant une session et les exercices brise-glace sont tous destinés à faire en sorte que les participants apprécient et se connectent mieux à l’événement. Cependant, la plupart de ces dynamiques peuvent être considérées comme intrusives et perturber l’expérience des participants.


De toute évidence, un certain degré d’engagement est nécessaire.


Mais vous ne pouvez pas demander à vos participants de passer la moitié de leur temps de session à interagir avec les personnes assises à côté d’eux au lieu de prêter attention aux intervenants qu’ils sont venus entendre.



Cliché n°4. Les jeux brise-glace vont booster le réseautage

L’une des raisons pour lesquelles les gens participent à des événements est d’interagir avec d’autres personnes en face à face et de générer des relations commerciales précieuses.


Le problème est qu'au lieu d'organiser des sessions de réseautage efficaces, comme le matchmaking B2B, vous passerez du temps à créer des jeux brise-glace stupides qui mettront les gens mal à l'aise.


Ne tombez pas dans ce piège et concentrez-vous plutôt sur les choses importantes, comme la création de formulaires d'inscription spéciaux pour connaître les préférences de réseautage de vos participants et faire correspondre l'offre et la demande en organisant de courtes réunions individuelles où vos participants pourront communiquer dans un format sûr et prédéterminé.



Cliché n°5. Vous devez promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux

Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest… ces réseaux peuvent transformer votre journée en véritable enfer. Investir des ressources financières dans des publicités sponsorisées sur les réseaux sociaux n’est pas la solution.


Les changements d'algorithme qui manquent de transparence et les règles publicitaires strictes que vous devez respecter lors de la configuration de quelque chose sur les réseaux sociaux peuvent fonctionner dans certains cas, mais il existe d'autres moyens de commercialiser votre événement.


Par exemple, investissez dans le site Web et le blog de votre marque, créez du contenu de qualité, établissez des liens avec votre public et avec les influenceurs de votre secteur, fournissez des informations exploitables et soyez toujours présent. Ainsi, lorsque vous organisez un événement, vous pouvez compter sur les autres pour parler de vous.



Réflexions finales

Faire les choses à sa façon n'est pas une mauvaise chose. Au contraire, cela permet de faire preuve de créativité pour organiser un événement authentique et éviter les clichés inutiles. Alors, au lieu de copier les autres en pensant qu'ils savent mieux que vous, essayez d'être innovant et de suivre votre bon sens.

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten

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