5 meilleurs conseils pour gagner du temps en tant qu'organisateur d'événements

5 meilleurs conseils pour gagner du temps en tant qu'organisateur d'événements

Concentrez-vous, concentrez-vous, concentrez-vous, professionnel de l'événementiel ! Pourtant, ces petites tâches continuent de prendre beaucoup de temps sur votre agenda.


Alors que la logistique événementielle continue de devenir de plus en plus complexe et que les participants sont de plus en plus exigeants, vous pouvez parfois vous sentir dépassé. Le danger est que vous perdiez de vue votre vision à long terme : offrir une expérience significative à vos visiteurs. Comment vous concentrer sur la conception d’une expérience authentique et engageante pour vos visiteurs lorsque vous mettez constamment à jour une feuille Excel ennuyeuse ? Ou lorsque vous êtes continuellement dérangé par des erreurs dans le processus d'inscription ?


Tu n'es qu'un humain ! Et on ne peut pas tout surveiller. C'est pourquoi vous devez vous organiser de cette manière afin de pouvoir rester concentré. Voici quelques techniques que vous pouvez utiliser :



Astuce 1 : Déléguer les tâches de planification et d’administration

Avez-vous entendu parler des pigistes et des assistants virtuels (VA) ? Pourquoi essayez-vous encore de tout garder sous contrôle si vous pouvez faire appel à ces ressources ?


Certaines tâches ne peuvent pas être déléguées, c'est vrai. Par exemple, un freelance ne peut pas mettre en place l’intégralité de votre projet. Après tout, c’est vous qui savez le mieux ce dont votre public a besoin.


Mais vous pouvez parfaitement déléguer la mise à jour des listes, la conception (graphique) du programme ou de votre site Web ou la rédaction à des indépendants ou des VA.


Si vous êtes seul ou si vous ne disposez que d’une petite équipe à laquelle faire appel, apportez une aide extérieure en temps opportun et ne consacrez pas de temps à des tâches exécutives. En faisant appel à des freelances vous gagnez du temps et vous pouvez le consacrer à ce qui est important, plutôt qu’à ce qui est urgent.



Astuce 2 : utilisez la méthode des plages horaires

Mettre des plages horaires dans son agenda est un incontournable selon FastCompany : « Les plages horaires divisent votre journée en plages horaires. Au lieu de simplement dresser une liste de choses à faire et de la parcourir de haut en bas, vous allouez un bloc de temps pour chaque tâche. De cette façon, vous pouvez immédiatement voir si votre planification est réaliste ou non. En plaçant les tâches les plus prioritaires en premier, vous vous assurez également de vous concentrer sur vos priorités.


Ainsi, au lieu de passer d’une tâche à l’autre, structurez votre journée en blocs et attribuez-les à des tâches. Par exemple, vous passez les premières heures de la journée à vous inscrire et à remplir des formulaires d'inscription en ligne. Ensuite, vous fournissez un bloc pour affiner davantage votre stratégie marketing. Après avoir fait cela, travaillez pendant un moment sur vos e-mails les plus urgents.


De cette façon, vous aurez au moins une structure dans votre journée de travail et vous ne vous sentirez pas perdu dans toutes vos tâches. Le secret est également de réserver du temps pour réfléchir et élaborer des stratégies.


Astuce 3 : créez un protocole

Aucun événement n'est pareil, mais la planification d'un événement est à peu près la même. Certaines choses doivent toujours être présentes, comme un site Web, une stratégie de médias sociaux et de marketing, un protocole d'inscription en ligne, la recherche d'un emplacement, etc.


En divisant votre événement en différentes étapes concrètes, vous savez exactement ce qui doit être fait et comment aborder la logistique. Avec une bonne feuille de route, vous gagnez un temps précieux que vous perdriez autrement en filmant de manière désorganisée et chaotique.



Astuce 4 : Automatisez certaines tâches de planification

La planification manuelle est obsolète. Il existe de nombreuses applications et logiciels de planification d’événements disponibles qui automatisent ces processus. Par exemple, essayez le logiciel événementiel eventplanner.net dès aujourd’hui.


Imaginez combien de temps cela vous coûtera si vous devez tenir à jour la liste de présence manuellement. Trouvez une solution numérique qui vous libère de ce travail. Vous serez étonné du temps que vous gagnerez.



Astuce 5 : Répliquer, au lieu de tout reconstruire à partir de zéro

Réfléchissez un instant à ce que vous pouvez utiliser lors d'un événement précédent. Peut-être le formulaire d'inscription ou le modèle de site Web? Peut-être pouvez-vous recycler le protocole d'enregistrement ? Ce principe est intégré au logiciel événementiel eventplanner.net, où vous pouvez facilement configurer des événements basés sur le modèle d'un événement précédent.


Pourquoi réinventer la roue ? De cette façon, vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur les choses importantes.



En bref

Planifier et gérer un événement ne doit plus prendre autant de temps. En tant que professionnel de l'événementiel, vous devez organiser votre travail le plus efficacement possible. Vous pouvez utiliser ce temps libéré pour conceptualiser, développer ou visualiser vos activités événementielles de manière plus stratégique. N'attendez pas de ne plus pouvoir respirer. Utilisez ces conseils et gagnez beaucoup de temps. Bonne chance!

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