Il n'est pas toujours facile de changer ses habitudes et de s'adapter à une nouvelle dynamique de travail. Lorsque les employés savent ce qui fonctionne le mieux et ont une routine, il peut être difficile d'adopter de nouveaux outils pour améliorer leurs résultats.
Cela est de plus en plus vrai pour les professionnels de l'événementiel et leurs équipes, qui peuvent avoir du mal à suivre l'évolution constante des solutions numériques et leur complexité. La technologie peut être un atout, mais elle peut aussi représenter un obstacle à l'organisation et à la réalisation d'un événement. L'évolution rapide des plateformes de planification et de marketing événementiel pose souvent des difficultés aux professionnels.
Premièrement, les gens préfèrent exécuter manuellement les processus logistiques (parce qu'ils y sont habitués) plutôt que de tout automatiser. Deuxièmement, les nouvelles technologies événementielles nécessitent de se familiariser avec le fonctionnement des outils les plus récents et d'en optimiser le potentiel. Enfin, le manque d'expertise initiale pour intégrer correctement un logiciel de gestion événementielle au flux de travail est une source inéluctable de frustration.
Il n'est pas étonnant que l'adoption des nouvelles technologies événementielles puisse être difficile pour de nombreuses personnes, y compris votre équipe. C'est pourquoi il est essentiel de savoir convaincre vos collaborateurs d'adopter ces technologies, ce qui allégera leur charge de travail et améliorera leur productivité. Voici comment procéder :
Étape 1. Cartographiez les défis auxquels votre équipe est confrontée lors de la planification d'un événement
Planifiez une réunion opérationnelle avec vos employés ou membres de votre équipe pour discuter des défis auxquels ils sont confrontés au quotidien. Demandez-leur de vous présenter les solutions qu'ils ont essayé d'appliquer et les résultats obtenus. Si les problèmes persistent, faute de solutions durables, cartographiez leur impact négatif sur le retour sur investissement de l'événement. Ensuite, analysez et expliquez à votre équipe les gains que vous obtiendrez en éliminant les difficultés rencontrées par tous.
Étape 2. Présenter les avantages d'un système automatisé
Lorsque vous présentez les avantages de la technologie événementielle, parlez en termes d'efforts et de temps. Expliquez à vos employés ou aux membres de votre équipe comment un système numérique peut accélérer le flux de travail et éliminer des difficultés insurmontables.
Par exemple, imaginons qu'une personne soit chargée de collecter manuellement les préférences de réseautage des participants. Et si une plateforme ou une application de gestion d'événements pouvait automatiser cette tâche en permettant aux invités de saisir eux-mêmes les informations sur ce qu'ils peuvent offrir ou recherchent lors de la session de réseautage ? Faites comprendre à votre équipe que l'automatisation de certains processus et responsabilités leur permet de se concentrer sur d'autres tâches.
Étape 3. Communiquez le besoin de croissance et d’innovation
Il est essentiel d'articuler la vision générale et les aspirations de votre agence ou entreprise. Si vous visez la croissance et l'innovation durable, veillez à renforcer la communication institutionnelle autour de ces deux concepts, ce qui préparera vos employés ou les membres de votre équipe aux changements.
Étape 4. Organisez un camp d'apprentissage intensif pour votre équipe
Souvent, les gens ont une attitude réservée envers la technologie, car ils doivent développer de nouvelles compétences pour naviguer efficacement dans l'environnement numérique. Cela peut être décourageant, surtout lorsque la liste des tâches liées à l'organisation d'événements ne cesse de s'allonger. C'est pourquoi vous pouvez organiser des formations intensives pour votre équipe. Cela peut aider les gens à se sentir soutenus dans le développement de nouvelles compétences et à appréhender les dernières technologies événementielles qu'ils devront maîtriser.
Avec le logiciel événementiel d'eventplanner.net, votre équipe peut également obtenir une certification via notre académie en ligne, leur donnant un regain de confiance et une reconnaissance claire de leurs nouvelles compétences.
Étape 5. Responsabilisez les membres de votre équipe en les impliquant dans le processus décisionnel
L'avis de votre équipe est essentiel. Il peut vous apporter des informations précieuses sur vos besoins et vos difficultés lors de la planification d'un événement. Ces informations peuvent ensuite être déterminantes pour le choix du logiciel ou de l'application de gestion d'événements. De plus, vous transformerez les membres de votre équipe en acteurs actifs, capables de prendre les décisions qui leur conviennent le mieux. Ce simple fait de faire un choix les sensibilisera aux conséquences et à la nécessité de progresser.
Appel à l'action
Si votre équipe hésite à adopter les technologies événementielles, sachez qu'il existe une lacune dans votre communication institutionnelle. Pour inciter votre équipe à adopter les solutions numériques, commencez par les écouter. Quels sont leurs défis et, surtout, quelles sont leurs craintes ?
Ensuite, concentrez-vous sur la communication claire de la valeur ajoutée de cette nouvelle technologie événementielle et des avantages que votre équipe en tirera. Assurez-vous de les impliquer dans le processus décisionnel en évaluant régulièrement leurs besoins. Soyez honnête quant à votre vision de croissance et transformez ce conflit potentiel en opportunité de renforcer les relations de travail.
