ASTUCE! - Gestion de projets événementiels

Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige project- managementskills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden.

Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.

Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.

Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Je kunt hiervoor het 'fasemodel' van Jan Verhaar aanwenden (zie zijn boek: Projectmanagement - Een professionele aanpak van evenementen). Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes.

1. Initiatiefase (projectvoorstel) 

In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.

2. Voorbereidingsfase (projectplan) 

Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.

3. Uitwerkingsfase (productieprogramma) 

Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

4. Uitvoeringsfase (evenement zelf) 

De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.

5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag) 

Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken.

Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.

Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines en gebruik project management software voor evenementen om die op te volgen.. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen. Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.

Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.