ASTUCE! - Gestion de projets événementiels

Un événement devient rapidement un défi complexe impliquant de nombreuses parties. En tant qu'organisateur, vous devez donc avoir les compétences nécessaires en gestion de projet pour garder une bonne vue d'ensemble à tout moment.

Vous devez séparer les problèmes principaux des problèmes secondaires, définir les bonnes priorités et déléguer les tâches dont vous n'avez pas le temps. Par conséquent, travaillez toujours avec soin et de manière structurée.

Puisqu'un événement est limité dans le temps et les ressources, et se conclut par un résultat de projet concret, vous pouvez voir l'organisation d'un événement comme un projet et appliquer les techniques classiques de gestion de projet.

Afin de travailler en mode projet, vous devrez structurer votre projet. Vous pouvez le faire en divisant votre événement en différentes phases. Vous pouvez utiliser le « modèle de phase » de Jan Verhaar pour cela (voir son livre : Gestion de projet - Une approche professionnelle des événements) . Vous trouverez ci-dessous un résumé des différentes phases avec le résultat de la phase (ou le document de décision) entre parenthèses.

1. Phase de lancement (proposition de projet)

Dans cette phase, vous explorez la mission et déterminez les conditions préalables et les principes du projet. Vous déterminez les objectifs, développez le concept de base, établissez un plan d'action et faites une planification globale et une première estimation des coûts.

2. Phase de préparation (plan de projet)

Vous développez le concept, déterminez le programme de votre événement et mettez la planification détaillée du projet sur papier.

3. Phase d'élaboration (programme de production)

Pendant la phase d'élaboration, vous traduisez pratiquement le plan que vous avez développé dans les phases précédentes aux membres de votre équipe. Des accords sont passés avec les fournisseurs et les scénarios élaborés.

4. Phase d'exécution (événement lui-même)

La phase de mise en œuvre peut être subdivisée en accumulation, l'événement lui-même et la panne. Dans cette phase, la production de l'événement est réalisée sur la base du scénario.

5. Phase de résolution (rapport d'évaluation)

Vous assurez l'entretien et le suivi nécessaires à l'événement. L'évaluation du projet a également lieu dans cette phase.

La prise de décision par le client éventuel peut se faire sur la base des documents de décision que vous pouvez préparer à la fin de chaque phase de préparation.

Pour pouvoir piloter (gérer) votre projet dans tous ses aspects, vous pouvez encore le subdiviser en différentes trajectoires parallèles ou non. Pensez, par exemple, à un processus de communication, un processus de fond qui se concentre sur les orateurs et le divertissement, etc.

Déterminez au sein de votre projet quels sont les facteurs critiques de succès et leurs échéances. Ce sont les éléments qu'il faut absolument aborder afin de réaliser le projet. Pensez à trouver un lieu convenable, la disponibilité d'un certain artiste ou conférencier, l'approbation du budget et l'atteinte d'un nombre prédéterminé d'inscriptions. Après chaque facteur de succès, prévoyez un moment de non-participation au cours duquel vous évaluez les objectifs intermédiaires et décidez avec toutes les parties concernées si vous poursuivez l'organisation de l'événement. Dans le pire des cas, si un facteur critique de succès n'est pas atteint, vous devrez annuler l'événement.

Pour chaque jalon de votre événement, définissez les différentes tâches, indiquez qui en est responsable au sein de l'équipe et fixez les délais nécessaires.

Vous trouverez plus d'informations sur ce sujet et de nombreux autres conseils sur l'organisation d'événements dans le livre EVENTS.

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