Établir la liste des invités pour un événement (d'entreprise) est une tâche qui prend du temps. Cependant, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs. Oublier quelqu'un est impardonnable.
Obtenez de l'aide d'autres départements lors de la compilation de la liste des invités (ou des amis et de la famille pour une fête privée). Frapper à la porte des services marketing, ventes et achats. N'oubliez pas les perspectives ! Si vous organisez un événement interne, passez au service des ressources humaines.
Respectez également le public cible. Là, vous avez déjà indiqué sur quelle base vous allez sélectionner. Par exemple, qui est un « client fidèle » et qui ne l'est pas. Si vous ne le faites pas, la liste des invités s'allongera rapidement, ce qui peut mettre la pression sur le budget.
Quelques conseils supplémentaires :
- Lors d'un événement interne, pensez également aux retraités, aux temps partiels, aux indépendants et éventuellement aux ex-salariés de votre entreprise. Ne perdez pas de vue les employés : employés d'hygiène, employés de logistique, ...
- Par exemple, votre usine a-t-elle été entièrement rénovée ? Ensuite, invitez les résidents locaux et le gouvernement local à jeter un coup d'œil. Ils ont peut-être été gênés pendant la construction. De cette façon, vous pouvez les remercier pour leur bonne volonté. Une communication ouverte évite également beaucoup de ressentiment et la création d'histoires incorrectes.
- Vous pouvez également approcher les groupes d'action de cette manière. Un regard dans les coulisses dans une atmosphère détendue peut faire des merveilles.
- Certains organisateurs fournissent une liste d'invités de secours. C'est une liste de personnes qu'ils peuvent inviter pour remplacer les invités de la liste A lorsqu'ils ne peuvent pas y assister. Cela peut être utile, par exemple, lors de l'organisation d'une conférence où vous voulez que la salle soit bien remplie.
Rendez la salutation sur l'invitation aussi personnelle que possible, mais assurez-vous que les détails (titre, titres, noms et sexe) sont corrects. Une erreur est perçue comme non professionnelle et constitue une véritable déception. Évitez les drames personnels. N'envoyez pas d'invitation à venir en couple à votre collègue qui vient de perdre sa femme. Vous ne pouvez pas vérifier les données des parties externes à ce niveau, mais en interne de telles erreurs sont impardonnables. Donc, à la fin du trajet, faites à nouveau appel au responsable du personnel pour tout vérifier à nouveau.
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