Lorsque vousorganisezun événement, vous pouvez être amené à demander une ou plusieurs autorisations. Nous discuterons des permis que vous, en tant qu'organisateur, aurez le plus à gérer.
Les permis sont fortement spécifiques à la région, nous n'entrerons donc pas dans les détails ici. Renseignez-vous auprès de la ville ou de la municipalité où se déroule votre événement. Dans tous les cas, c'est une bonne idée de signaler l'organisation de votre événement au gouvernement local. Dans certains cas, c'est même obligatoire.
Permis d'événement
Vous organisez un événement dans un lieu accessible au public ? Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin d'un permis d'événement auprès de la municipalité. Pour les petits événements, il suffit parfois de simplement signaler. Si votre événement a lieu sur ou près de l'eau, vous devez généralement frapper à la porte de la province ou de la régie responsable de l'eau en question.
Le titulaire du permis (généralement l'organisateur de l'événement) est responsable de l'ordre et de la sécurité des participants et des visiteurs sur le site de l'événement. Le permis indique quelles mesures vous devez prendre en tant qu'organisateur pour garantir l'ordre public, la santé et la sécurité (incendie) pendant l'événement et comment les incidents doivent être traités. Un plan de sécurité, un scénario et/ou une analyse des risques peuvent faire obligatoirement partie de la procédure.
Droits d'auteur et juste rémunération
Lorsqu'il y a de la musique à votre événement, même s'il s'agit d'une musique d'ambiance, vous devez payer les droits d'auteur via Sabam (Belgique) ou Buma (Pays-Bas). Outre les droits d'auteur, une rémunération équitable est également perçue pour les artistes-interprètes et les producteurs.
Nuisance sonore
La musique joue-t-elle un rôle important lors de votre événement ou vos invités apportent-ils les décibels nécessaires ? Vérifiez ensuite si une autorisation de nuisance sonore est nécessaire. Cela relève du permis environnemental et limite le nombre maximum de décibels. En particulier aux abords des habitations, des mesures strictes sont prises la nuit et le dimanche lorsque la norme de bruit est dépassée. Certains emplacements sont donc équipés d'un limiteur de bruit.
Dans certains cas, vous n'êtes pas obligé de demander un permis environnemental. Ces dernières années, la réglementation concernant les normes de bruit est devenue plus stricte et il est judicieux de mesurer le volume sonore (c'est obligatoire pour les grands événements). Les événements avec une moyenne de 95 décibels sur un quart d'heure ou de 100 décibels sur une heure sont également obligés de distribuer gratuitement des cache-oreilles.
Pose de tentes, scènes, échafaudages et stands
Lorsque vous placez une tente , un podium , un échafaudage ou une tribune , vous devez demander l'autorisation à la municipalité. Les pompiers devront inspecter l'emplacement et la construction et le déclarer sûr. Pour demander un permis, vous devez fournir des éléments comme un plan de la tente, les dimensions, la disposition, le matériel, le nombre d'invités .... Vous indiquez également les issues de secours et voies d'évacuation dans le dossier.
heure de fermeture
De nombreux lieux d'événements doivent respecter une heure de fermeture à ne surtout pas dépasser. Dans tous les cas, les riverains ne doivent pas être dérangés par l'événement et son public après 22 heures. Vous souhaitez vous écarter de l'heure de fermeture standard ? Demandez ensuite une autorisation écrite au gouvernement local.
Liqueurs fortes
Si vous voulez offrir des boissons alcoolisées, vous avez besoin de deux permis : un permis de robinet et un permis pour servir des spiritueux. Habituellement, le lieu de l'événement lui-même dispose des autorisations nécessaires. Si ce n'est pas le cas ou si vous installez vous-même un emplacement, demandez les autorisations à la commune.
Nutrition
Il existe des règles strictes attachées à la préparation des aliments. Demandez toujours si le traiteur et les exploitants de camions de restauration ont les approbations et les permis nécessaires.
Feu d'artifice
Quiconque allume des feux d'artifice (professionnels) doit obtenir une autorisation de la commune ou de la province. Vous pouvez demander à l'entreprise pyrotechnique de se charger pour vous de la demande de permis (accélérée). En outre, l'entreprise de feux d'artifice doit également disposer des autorisations nécessaires pour déclencher les feux d'artifice.
