Une collaboration entre Bureau MPO et Savvy Congress pour l'assemblée générale annuelle en ligne

Entrevue avec Jurjen Oosterbaan, directeur du Bureau MPO

«Le conseil était très nerveux».

Alors que l'assemblée générale annuelle des membres approchait, Jurjen Oosterbaan, directeur du Bureau du MPO et organisateur de la réunion de l'un de leurs secrétariats, s'est rapidement rendu compte que les choses devraient être différentes cette année par rapport aux dernières années. Bureau Le MPO travaille avec le secrétariat concerné depuis plus de 13 ans et dirige des secrétariats pour diverses organisations financières.

"Le fait était qu'une autre assemblée générale des membres devait avoir lieu. Le secrétariat en question est une organisation d'environ 500 bureaux qui ont également une succursale d'une organisation de franchise dans le secteur financier. Corona n'a pas pu le faire physiquement," Jurjen mentionné. Cela lui a présenté un défi. Diverses possibilités en ligne sont connues pour l'organisation d'assemblées générales des membres en ligne, mais Jurjen a choisi d'investir dans Savvy Congress.

Investissez dans la paix

«Il y a un certain nombre de choses passionnantes en jeu au sein de l'association où il y a un groupe de membres qui ont une vision différente de celle du conseil. Cela peut parfois devenir élevé, nous avons donc jugé nécessaire de travailler avec une organisation dont nous étions également sûr que la réunion en ligne se déroulerait correctement. Nous n'avons pas pu utiliser d'erreurs. "

La réunion des membres numériques devait se dérouler sans heurts (techniquement) et les membres devaient avoir une confiance à 100% dans le système. Les membres étaient assurés du professionnalisme et de la sécurité avec une authentification à deux facteurs et ont vu sur les photos que du matériel professionnel était utilisé et que l'équipe technique de Savvy avait tout sous contrôle. De plus, ils avaient eux-mêmes leur mot à dire et pouvaient poser des questions au conseil. "Heureusement, l'idée d'une" réunion rapide de zoom "a été rapidement dissipée. Cela a créé la confiance dans l'organisation et la tranquillité d'esprit", a déclaré Jurjen.

Un puzzle technique complexe

Sheila Boon, membre du secrétariat, s'est alors mise aux préparatifs. "Nous avons envoyé des invitations aux membres. Ils pouvaient alors leur faire savoir s'ils étaient présents et avec combien de bureaux. Certains membres ont reçu plusieurs votes. C'était tout un casse-tête. Heureusement, les changements de dernière minute pouvaient encore être résolus", a déclaré Sheila . Beaucoup de choses ont été impliquées, mais c'est le cas à chaque réunion des membres.

La plate-forme Savvy est conçue de manière à ce que tout le monde puisse s'y mettre. C'était formidable pour les membres et le conseil d'administration du secrétariat concerné. Jurjen a déclaré: "Le conseil était extrêmement nerveux. Il s'agissait de gens qui ne sont pas habitués à cela, mais après ils étaient très satisfaits. Ils n'étaient pas trop mal et ils étaient très positifs".

Efficace et bon pour l'environnement

Jurjen et une grande partie des membres ont une préférence pour cette manière de se réunir. C'est gérable, c'est meilleur pour l'environnement, ça fait gagner beaucoup de temps à tout le monde et c'est très efficace. Le conseil a encore manqué un peu de l'interaction «physique» avec les membres. Pour cela, les réunions hybrides de Savvy seraient une bonne solution. "Les membres qui vivent dans la région sont les bienvenus et le reste des Pays-Bas peut le suivre numériquement. Un format flexible qui s'adapte extrêmement bien à notre époque."

Transparent, sûr et vérifiable: "C'est un investissement dans la paix"

Selon Jurjen, ce mode de rencontre en ligne est certainement recommandé au secteur financier. << En raison de la manière dont cela s'est produit, il n'y a pas eu de stress, pas de tension et nous n'avons pas eu d'objections injustifiées. La gravité du processus était telle, nous avons également empêché les critiques. Partout où les parties ont des tensions ou des intérêts conflictuels, il doit y avoir il suffit de faire des choses comme celle-ci proprement et d'assurer une sécurité supplémentaire. »Le processus de vote est transparent et vérifiable. Le comité de vote ou le notaire peut vérifier les résultats du vote, ce qui crée beaucoup de confiance.

Jurjen, qui est lui-même avocat, considérait la sécurité de Savvy comme très importante. Cela lui a donné un sentiment de professionnalisme. Il a dit que c'était un point important qui distingue Savvy des «équipes» ou «zoom». "Vous vous parlez en toute confiance. Certainement dans le secteur financier. Il ne devrait pas y avoir de discussion sur la communication. Le type de plate-forme que vous utilisez est vraiment important et cela ne peut pas être organisé rapidement, comme de nombreuses organisations le pensent. En raison de la fiabilité du le médium, on construit tout un tas de repos, ça a son prix, c'est un investissement dans le repos.

Plus d'informations sur les possibilités d'une assemblée générale en ligne de Savvy?

Alors lisez ici: https://savvycongress.com/ general- members meeting- on- distance /

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